Como sincronizar o calendário do Airbnb e da Booking.com? Guia em 2023

Se é um anfitrião principiante, é normal que se pergunte: como sincronizar o calendário do Airbnb com o Booking? E com o HomeAway?

Ter os calendários ligados é o primeiro passo para evitar situações embaraçosas, como o overbooking ou... as cancelamentos de reservas por falta de disponibilidade. É uma das maiores preocupações dos profissionais da gestão de alojamentos turísticos.

Configuração do calendário do Airbnb

O Airbnb disponibiliza várias opções de disponibilidade de calendário para o seu alojamento. O assistente de configuração é muito intuitivo: basta responder a algumas perguntas sobre a sua experiência prévia a alugar alojamentos ou o tempo que necessita para preparar o check-in.

Desta forma, o Airbnb proporá a opção mais recomendada para a sua situação. Lembre-se que poderá sempre modificar estas opções no futuro – de facto, é recomendável que o faça!

O objetivo de configurar o calendário do Airbnb e sincronizá-lo com o do Booking ou HomeAway é evitar as cancelamentos. Como referimos no início, as cancelamentos impactam negativamente a sua reputação como anfitrião.

Estabeleça um tempo mínimo de antecedência para as reservas

Isto depende da sua situação como anfitrião: há pessoas que têm tempo de reação suficiente para aceitar reservas imediatas no mesmo dia. Outras, pelo contrário, necessitam de dois ou três dias de aviso para preparar o alojamento.

Lembre-se que se estabelecer que as reservas devem ser feitas com pelo menos 2 dias de antecedência, terá mais tempo para preparar a chegada dos seus hóspedes, mas perderá a possibilidade de confirmar estadias de última hora.

Estabeleça um tempo máximo de antecedência para as reservas

É o inverso do campo anterior. Deve marcar como disponíveis apenas as datas em que pode hospedar para evitar cancelar reservas ou recusar hóspedes.

Estabeleça um número mínimo e/ou máximo de noites

Quanto mais curtas forem as reservas, mais terá, mas também terá de arrumar o alojamento mais frequentemente.

Sincronizar o calendário do Airbnb com o Booking ou HomeAway

Existem diversas opções para conseguir a sincronização dos calendários do Airbnb e Booking.com, cada uma com as suas vantagens e desvantagens.

Google Calendar e iCal

Esta é uma opção comum e fácil de usar para a sincronização de calendários. Tanto o Airbnb como o Booking.com permitem a exportação e importação de calendários através do iCalendar. Basicamente, pode obter o link do calendário de uma plataforma e adicioná-lo à outra. Cada vez que for feita uma reserva numa das plataformas, esta será refletida automaticamente na outra através deste link.

Vantagens:

• Simplicidade: Configurar a sincronização através do iCalendar é relativamente simples. Basta copiar e colar links.
• Acessibilidade: Ambas as plataformas suportam iCalendar, o que facilita a integração.
• Gratuitidade: Não há custos associados, já que é uma função nativa das plataformas.

Desvantagens:

• Sincronização não imediata: As atualizações podem demorar a refletir-se no outro calendário, o que poderia causar conflitos se as reservas forem feitas simultaneamente em ambas as plataformas.
• Limitações de funcionalidade: Não oferece outras funcionalidades de gestão avançada, como atualização de tarifas ou automação de mensagens.

Como se faz?

1. Aceda à sua conta no Airbnb:
2. Dirija-se à secção de "Calendário" da sua propriedade.
3. Obtenha o link do calendário:
4. Procure a opção para exportar o calendário em formato iCalendar. No Airbnb, pode encontrá-lo na secção de Configurações do Calendário.
5. Copie o link iCalendar:
6. Selecione e copie o link fornecido pelo Airbnb.
7. Aceda à sua conta no Booking.com:
8. Dirija-se à secção de "Calendário" ou "Disponibilidade".
9. Importe o link no Booking.com:
10. Procure a opção para importar um calendário externo e cole o link iCalendar que copiou do Airbnb. Guarde as alterações.
11. Verifique a sincronização:
12. Faça uma reserva de teste numa das plataformas e verifique que se reflete automaticamente no calendário da outra plataforma.

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Pode repetir o mesmo processo para sincronizar os calendários do Booking e HomeAway com o Google Calendar.

Channel Manager

Os gestores de canais são ferramentas especificamente concebidas para a gestão de propriedades em múltiplas plataformas. Estas ferramentas oferecem uma sincronização automática de calendários, tarifas e disponibilidade entre o Airbnb, Booking.com e outras plataformas de aluguer de férias. Exemplos de gestores de canais incluem MyAllocator, Rentals United, e SiteMinder, entre outros. Estes sistemas permitem administrar todas as reservas a partir de uma única interface.

Vantagens:

• Sincronização em tempo real: A sincronização é quase instantânea, reduzindo significativamente o risco de reservas duplicadas.
• Gestão centralizada: Permite administrar múltiplas plataformas a partir de uma só interface.
• Automação avançada: Além da sincronização, muitos gestores de canais oferecem atualização de tarifas, disponibilidade e funcionalidades de gestão avançadas.

Desvantagens:

• Custo associado: Alguns gestores de canais podem ter taxas mensais ou comissões por reserva.
• Curva de aprendizagem: A configuração inicial pode ser complexa e requer tempo para se familiarizar com a plataforma.
• Dependência de terceiros: Se houver problemas técnicos com o gestor de canais, a sincronização poderá ser afetada.

Como se faz?

1. Registe-se num gestor de canais:
2. Escolha um gestor de canais como MyAllocator, Rentals United ou SiteMinder e crie uma conta.
3. Vincule as suas propriedades:
4. Adicione as suas propriedades do Airbnb e Booking.com à plataforma do gestor de canais.
5. Configure a sincronização:
6. Siga os passos fornecidos pelo gestor de canais para autorizar o acesso às suas contas do Airbnb e Booking.com. Estabeleça a sincronização de calendários e qualquer outra configuração necessária.
7. Verifique a sincronização:
8. Faça uma reserva de teste numa das plataformas e verifique que se reflete automaticamente no calendário da outra plataforma dentro do gestor de canais.

Sync.Rentals

A opção gratuita para sincronizar o calendário do Airbnb com o Booking chama-se Sync.Rentals. Para fazê-lo, siga o seguinte:

1. Vá à opção Exportar calendário na sua conta de anfitrião do Airbnb.
2. Copie o URL do Airbnb.
3. Registe-se no Sync.Rentals e adicione esse URL na plataforma.
4. Copie o URL do Sync.Rentals e importe-o para a conta do Airbnb.

Sistemas de Gestão de Propriedades (PMS)

Vantagens:

• Funcionalidades completas: Oferecem uma gama completa de ferramentas para a gestão de propriedades, incluindo sincronização de calendários, gestão de reservas, comunicação com hóspedes e muito mais.
• Automação integral: Permitem automatizar grande parte do processo de gestão.
• Apoio técnico: Geralmente contam com um apoio técnico robusto para resolver problemas rapidamente.

Desvantagens:

• Custo mais elevado: Os PMS costumam ter taxas mensais mais altas devido às suas funções completas.
• Curva de aprendizagem: Tal como os gestores de canais, pode levar tempo para se familiarizar com todas as funcionalidades.
• Dependência do fornecedor: Se o fornecedor tiver problemas técnicos, pode afetar a gestão de todas as propriedades vinculadas.

Como se faz?

1. Escolha um PMS:
2. Selecione um sistema de gestão de propriedades como Guesty, Tokeet ou Hostaway.
3. Registe-se e adicione propriedades:
4. Crie uma conta no PMS e insira as informações das suas propriedades no Airbnb e Booking.com.
5. Configure a sincronização:
6. Siga as instruções fornecidas pelo PMS para autorizar o acesso às suas contas nas plataformas de aluguer de férias. Configure a sincronização de calendários e outras funcionalidades de acordo com as suas preferências.
7. Verifique a sincronização:
8. Faça uma reserva de teste numa das plataformas e verifique que se reflete automaticamente no calendário da outra plataforma dentro do sistema de gestão de propriedades.

Otimizar o calendário

Uma vez sincronizado o calendário do Airbnb com o Booking e HomeAway, não deve ficar de braços cruzados.

Está perdido sobre como usar as reservas de noite mínimas do seu apartamento turístico? Tem um apartamento turístico com vários anúncios e preocupa-se em bloquear rapidamente a disponibilidade de um quando lhe fazem uma reserva?

Agora, é hora de aplicar estas dicas para otimizar o calendário do Airbnb e aumentar as suas reservas.

Faça descontos para que os seus hóspedes reservem mais noites

Cerca de 50% dos anfitriões do Airbnb utilizam a opção de reserva mínima na disponibilidade dos seus apartamentos turísticos. De facto, o mínimo de duas noites é o mais popular: é aí que, utilizando os gastos de limpeza do Airbnb, alcança uma rentabilidade ótima – tenha em conta os seus custos de check-in e check-out!

Mas ter um mínimo baixo – como os dois dias –, pode ser prejudicial para o seu calendário do Airbnb. Imagine que um hóspede reserva duas noites a meio de uma semana (por exemplo, terça e quarta-feira). Nesse momento, pergunte-lhe primeiro se já reservou o transporte, e se a resposta for negativa, ofereça-lhe que estenda a sua estadia (até segunda ou quinta-feira, no nosso exemplo) em troca de um grande desconto nesses dias. Vai surpreender-se com a quantidade de hóspedes que aceitam a oferta. É um benefício para todos: hóspedes mais contentes; maior duração da reserva e menores custos de check-in para si.

Minimize os “períodos sanduíche” e otimize o calendário do Airbnb

Eliminar a reserva mínima nesse período

Algo que pode fazer para otimizar o calendário do Airbnb quando alguém lhe fez uma reserva a meio da semana, é eliminar a reserva mínima durante essa semana e aceitar estadias de uma noite.

Otimize os preços

A anterior é uma medida que pode tomar uma vez que já lhe fizeram uma reserva a meio da semana. Contudo, pode otimizar os preços para tentar minimizar os períodos sanduíche. O pior dos cenários é que lhe reservem três hóspedes: um de segunda a terça, outro de terça a quinta e outro para o fim de semana – tem três check-ins numa semana!

Pode alinhar o preço com os seus custos para atrair hóspedes com reservas de semanas completas. Como? Fixando preços diferentes para cada dia. Mude os preços tendo em conta que se alguém reservar a semana inteira, o preço médio diário seja o mesmo que tinha quando tinha o mesmo preço por noite.

Por exemplo: imagine que o seu apartamento turístico tem um preço de 100€ por noite e a sua semana vai de segunda a sexta-feira. Então, fixe em 85€ as noites de segunda e sexta, 100€ as de terça e quinta e 130€ a de quarta-feira. Verá que a média da semana é 100€ – como antes –, mas apenas para quem reserva a semana completa. Isto vai em consonância com o primeiro conselho, o de oferecer descontos vantajosos aos seus hóspedes se ampliarem a estadia.