Folhas de entrada e registo de hóspedes

No post de hoje, explicamos o que são as folhas de entrada e o livro de registo de hóspedes. Manter estes dois documentos atualizados em cada alojamento turístico que gere é fundamental para estar em conformidade com a legislação.

Pode-se assinar a folha de entrada de hóspedes de forma telemática? Que documentos tenho de solicitar ao hóspede durante o check-in? Quais os prazos para obter a assinatura? Os meus hóspedes internacionais também são obrigados a fazer parte do livro de registo? Quanto tempo o anfitrião tem de guardar os documentos?

Hoje falaremos sobre o que é a folha de entrada de hóspedes e como se relaciona com o livro de registo do seu alojamento turístico ou Airbnb em 2023. Além disso, abordamos os requisitos legais exigidos pelas diferentes administrações. Em particular, as Forças e Corpos de Segurança (Polícia, Guarda Civil, Ertzaintza, Polícia Foral ou Mossos d'Esquadra). Finalmente, diremos quais os métodos existentes para preencher estes documentos para o check-in de hóspedes.

Folhas de entrada de hóspedes

O Real Decreto 933/2021 estabeleceu novas obrigações em 2023 para o registo de hóspedes que incluem a solicitação de certos dados dos mesmos.

A folha de entrada de hóspedes é um documento que recolhe informações tanto do alojamento turístico como do hóspede ou viajante. Os responsáveis que estão sujeitos à obrigação deverão manter um registo eletrónico que contenha os dados especificados no Anexo I do Real Decreto 933/2021. Em concreto, deve conter:

Dados da empresa arrendatária:

• Nome ou razão social do titular
• CIF ou NIF
• Concelho
• Distrito
• Telefone fixo e/ou móvel
• Endereço de correio eletrónico
• Website da empresa
• Url para identificar o anúncio

Dados do estabelecimento:

• Tipo de estabelecimento
• Denominação
• Morada completa
• Código postal
• Localidade e distrito

Dados dos hóspedes na folha de entrada:

• Nome ou razão social
• Primeiro apelido
• Segundo apelido
• Género
• Número de documento de identidade
• Tipo de documento (DNI, passaporte, TIE, NIF)
• Nacionalidade
• Data de nascimento
• Local de residência habitual
  – Endereço completo
  – Localidade
  – País

• Telefone fixo
• Telefone móvel
• Correio eletrónico
• Número de hóspedes
• Relação de parentesco entre os hóspedes (no caso de algum ser menor de idade)

Dados da transação:

• Dados do contrato
  – Número de referência
  – Data
  – Assinaturas

• Dados da execução do contrato
  – Data e hora de entrada
  – Data e hora de saída

• Dados do imóvel
  – Morada completa
  – Número de quartos
• Ligação à Internet (sim/não)

• Dados do pagamento
  – Tipo (dinheiro, cartão de crédito, plataforma de pagamento, transferência...)
  – Identificação do meio de pagamento: tipo de cartão e número, IBAN conta bancária, solução de pagamento por telemóvel, outros
  – Titular do meio de pagamento
  – Data de validade do cartão
  – Data do pagamento

Livro de registo de apartamentos turísticos

Por sua vez, o livro de registo de apartamentos turísticos é a compilação das folhas de entrada ordenadas de forma correlativa em pacotes de entre 100 e 500. Noutras palavras, uma coleção de entre 100 e 500 folhas de entrada é o livro de registo. Fácil, não é?

O livro de registo deve ser guardado durante pelo menos três anos a partir da data da última folha de entrada do livro. As Forças e Corpos de Segurança podem solicitá-lo como anfitrião a qualquer momento.

Como fazer a folha de entrada e o livro de registo de hóspedes

Nesta secção, vamos explicar como fazer a folha de entrada dos hóspedes – e completar o livro de registo, claro. Antes, vejamos o que a regulamentação sobre o registo de hóspedes nos diz:

1. Os impressos das folhas de entrada dos hóspedes deverão estar em conformidade com o modelo do Anexo e serão preenchidos pelos estabelecimentos.
2. Os estabelecimentos poderão preencher os impressos das folhas de entrada por procedimentos manuais ou por procedimentos informáticos, mas o hóspede deverá assinar a referida folha de forma inescusável.

Em suma: o anfitrião é o responsável por solicitar as informações da folha de entrada ao hóspede (incluindo a assinatura), seja de forma presencial ou telemática.

Modelo de folha de entrada de hóspedes em PDF

A forma clássica de fazer a folha de entrada de hóspedes é à mão. Imprime o modelo da folha, preenche-o com os dados pertinentes e dá-o a assinar ao seu hóspede. 

Assim que tiver a folha de entrada preenchida, deve comunicá-la à Polícia Nacional ou Guarda Civil (ou às autonómicas – que são as entidades competentes nesta matéria) num prazo de 24 horas após a chegada do hóspede. Existem 4 formas de entregar as folhas de entrada dos hóspedes à polícia:

1. Apresentar diretamente ou enviar por correio duas cópias da folha de registo. Uma cópia irá para a polícia e outra será devolvida carimbada ao estabelecimento.
2. Enviar por fax o registo de hóspedes
3. Entregar os dispositivos físicos (CD, pens USB, etc.) que contenham esses documentos carimbados nas dependências policiais.
4. Transmitir ficheiros com as folhas de entrada através da Internet.

Webpol ou E-Hotel

Webpol ou E-Hotel é uma plataforma da Direção-Geral da Polícia que permite registar hóspedes, um processo obrigatório que os gestores de apartamentos turísticos devem cumprir. São obrigados a identificar e a comunicar às autoridades sobre a entrada de hóspedes com idade superior a 16 anos.

Para isso, elabora-se o que se denomina como Livro de Registo de Hóspedes e deve-se comunicar a entrada do hóspede nas 24 horas seguintes ao check-in. Este registo deve ser comunicado à Guarda Civil, à Polícia Local ou à nacional.

E por que é tão importante fazê-lo? Se não se cumprir com o processo de identificação, os gestores de alojamentos turísticos expõem-se a pagar sanções importantes que vão desde os 600€ até 30.000€, conforme estipulado na Lei Orgânica 4/2015. O valor da sanção variará em função de ser considerada uma falta leve ou grave.

Como se deve fazer o registo de hóspedes em Webpol?

Como já mencionamos, o gestor de apartamentos é obrigado a elaborar um registo de hóspedes que será integrado por hóspedes com mais de 16 anos – em algumas comunidades autónomas, também se devem incluir os menores desta idade.

Este registo será realizado usando um formulário oficial com referência INT/1922/2003. Pode-se descarregar online, preencher e imprimir, através deste link do Ministério.

Os dados obtidos no registo deverão ficar armazenados pelo gestor, mas também terão de ser transmitidos à polícia. Antes disso, será necessário registar-se na esquadra correspondente dependendo da localização do alojamento.

O que é preciso para o gestor fazer o registo Webpol?

Deve-se ter em conta que esta solicitação só pode ser feita presencialmente, e que é necessário apresentar os seguintes documentos:

• Documento de identificação: DNI ou equivalente, ou, se aplicável, bastará uma autorização de representação.
• Declaração responsável de atividade: será a mesma cópia que foi apresentada no Turismo.
• Escrituras, notas simples ou contratos.

Como se entrega a folha do hóspede?

Existem 4 maneiras de entregar as folhas:

• 👮 Presencialmente: será feito na esquadra e será necessário levar 2 cópias do registo.
• ✉️ Por Correio: só poderá ser entregue por Correio caso se resida num concelho que não tenha nenhuma delegação policial.
• 📠 Por fax: A sério que alguém ainda usa o fax além da Paquita Salas?
• 💻 Via telemática: através da plataforma Webpol, que permite enviar os dados online.

Quanto tempo se deve conservar o Livro de Registo de Hóspedes?

Cada livro de Registo pode ter um mínimo de 100 páginas e um máximo de 500 antes de começar com o seguinte. Devem ser obrigatoriamente conservados durante 3 anos, a contar da data de emissão da última folha.

O proprietário ou a empresa gestora terá de conservar as folhas de forma física, não apenas de forma digital.

Aplicações para folhas de entrada de hóspedes

Para a quarta forma de entregar a folha de hóspedes – online –, deve usar os websites da polícia (e-Hotel) ou da Guarda Civil (Hospederías). É um pesadelo usá-los? Exatamente! A interface e a experiência do utilizador são horríveis.

Por isso, as aplicações para fazer a folha de entrada de hóspedes e o livro de registo tornaram-se tão populares. Contamos-lhe tudo sobre elas na próxima secção!

Estas aplicações permitem agilizar a entrega das folhas de hóspedes, bem como a recolha dos dados (utilizando os da reserva) e a guarda na nuvem do livro de registo.

A maioria destas aplicações funciona de uma forma muito semelhante:

1. É enviado um link ao hóspede para que utilize a câmara do seu telemóvel para digitalizar o seu documento de identificação e o faz assinar no ecrã.
2. A aplicação processa esses dados e converte as imagens em texto. Essa informação é automaticamente transferida para preencher a folha de entrada.
3. Uma vez preenchida a folha de entrada, é armazenada na nuvem, elaborando um livro de registo.

Por exemplo, a fechadura inteligente Raixer permite-lhe abrir portas à distância e também automatizar a gestão do Check-in, oferecendo o serviço de registo de hóspedes (prévio à chegada) e o posterior envio automático à Polícia (no dia da chegada).

Folha de entrada e registo de hóspedes, em resumo

Preencher a folha de entrada e manter o registo de hóspedes atualizado é uma tarefa um pouco demorada. No entanto, existem aplicações e soluções tecnológicas que o ajudarão com a parte burocrática. Em resumo:

• A assinatura das folhas de entrada dos hóspedes é obrigatória, além de outras informações sobre eles.
• A folha de entrada deve ser preenchida o mais tardar nas 24 horas seguintes ao check-in do hóspede.
• O anfitrião deve guardar as folhas de entrada em pacotes de 100 ou 500. Esse documento é conhecido como livro de registo.

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