Como implementar um modelo híbrido na empresa

A pandemia de Covid-19 representou um salto gigante na implementação do teletrabalho em Espanha, mas as empresas continuam a resistir a não ter os seus trabalhadores presentes nos seus locais de trabalho. Com o objetivo de estabelecer um sistema que satisfaça tanto as organizações como os seus colaboradores, o modelo híbrido tornou-se a melhor solução.

Com ele, os colaboradores dedicam alguns dias a trabalhar a partir do seu local de trabalho habitual e vários dias por semana podem trabalhar a partir de casa ou de outro local como um coworking.

A implementação do teletrabalho na empresa

O trabalho remoto não é uma tendência nem uma moda passageira, é algo que veio para ficar. Numerosos estudos demonstram que melhora a conciliação a todos os níveis, e que os colaboradores valorizam mais as empresas que lhes permitem trabalhar de onde preferirem. Portanto, esta forma de trabalhar tornou-se um mecanismo para atrair e reter o talento.

Mas para que o teletrabalho seja possível, a empresa deve estar suficientemente digitalizada. Contar com ferramentas que permitam aos seus trabalhadores cumprir as suas obrigações laborais onde quer que estejam.

Embora seja um tema novo, Espanha já conta com a sua própria regulamentação. As empresas têm de cumprir as disposições da norma quanto à entrega dos meios materiais aos seus colaboradores para que possam trabalhar, controlo horário, etc. Mas, além disso, devem estabelecer o seu próprio sistema interno para gerir como será o trabalho remoto.

Conselhos para integrar o modelo híbrido na sua empresa

O crescimento híbrido de uma empresa parece ter-se tornado a solução ideal em muitos casos. Um sistema que combina a presencialidade com o trabalho remoto. Mas para alcançar o sucesso a implementação deve ser bem feita.

A primeira coisa a fazer é avaliar a opinião dos colaboradores. Se lhes for permitido escolher entre trabalhar sempre a partir de casa, fazê-lo sempre no escritório, ou um modelo híbrido, a maioria escolhe este último. Porque lhes oferece flexibilidade e, ao mesmo tempo, lhes permite socializar no ambiente de trabalho nos dias em que vão ao escritório.

A tecnologia é o pilar de um modelo híbrido de sucesso. Certifique-se de ter as ferramentas adequadas para apoiar a colaboração e a comunicação eficaz entre as equipas. Isso pode incluir:

• Ferramentas de Videoconferência: Utilize plataformas de videoconferência fiáveis para reuniões virtuais e comunicação face a face. Exemplos incluem Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet.
• Ferramentas de Colaboração Online: Implemente soluções que permitam às equipas colaborar em projetos e partilhar documentos de forma eficaz, como Microsoft 365, Google Workspace ou Slack.
• Segurança de Dados: Assegure que os dados da empresa e dos clientes estão protegidos através da implementação de medidas de segurança adequadas, como firewalls e acesso seguro à rede.

Algumas empresas até se oferecem para pagar aos seus colaboradores um espaço de coworking caso estes não possam trabalhar a partir de casa por falta de espaço ou de equipamento para o efeito.

Um dos desafios do trabalho híbrido é manter a comunicação e a colaboração eficazes entre as equipas. Para abordar isto:

• Reuniões Regulares: Programe reuniões regulares online para manter todos atualizados e fomentar a interação. Isto pode incluir reuniões de equipa, reuniões individuais e sessões de brainstorming.
• Ferramentas de Colaboração: Utilize ferramentas de colaboração online para projetos e documentos partilhados. Isto facilita que as equipas trabalhem juntas em tempo real, independentemente da sua localização.
• Cultura de Comunicação Aberta: Fomente uma cultura de comunicação aberta e acessível, onde os colaboradores se sintam confortáveis a partilhar ideias e preocupações, seja presencialmente ou online.

Finalmente, tenha em conta o impacto financeiro da implementação de um modelo híbrido. Embora possa reduzir os custos relacionados com o espaço de escritório e as despesas operacionais, também pode exigir investimentos em tecnologia e formação. Monitorize cuidadosamente os custos e os benefícios para se certificar de que o modelo é financeiramente sustentável.

Para muitas empresas o modelo híbrido é também uma forma mais de ganhar dinheiro, estão a optar por alugar esses postos que agora estão livres a profissionais em busca de um espaço de trabalho, quase como se se tratasse de um coworking. A fim de que isto não represente um problema para a segurança nem um incómodo para os colaboradores, as fechaduras eletrónicas para escritórios são uma boa solução. Longe de serem um inconveniente, as novas formas de trabalhar surgem como uma oportunidade para aqueles empreendedores que souberem aproveitá-las.

‍