5 chaves para escolher uma sala de reuniões perfeita para a sua equipa de trabalho

A sala de reuniões perfeita é aquela que reúne todas as condições necessárias para que os encontros entre os membros da equipa de trabalho se desenvolvam com a máxima comodidade. Isto inclui elementos tão variados como a climatização ou a dotação tecnológica. Como podemos saber, então, qual é a mais adequada em cada caso concreto?

Quais são as chaves para escolher uma sala de reuniões

Uma reunião numa sala adequada pode fazer a diferença. Se as pessoas não estão confortáveis, vão querer sair rapidamente e não prestarão atenção aos temas que são comentados durante o encontro. Pelo contrário, se o ambiente é agradável e toda a gente se sente bem, aumentarão os níveis de concentração e atenção.

Dimensões da sala

O primeiro que se deve valorizar é o espaço disponível para realizar a reunião. Não necessariamente tem que ser enorme, depende muito do número de pessoas que vão comparecer ao encontro e do equipamento que seja necessário.

Em linhas gerais, estima-se que um espaço confortável é aquele que garante cerca de 2 metros quadrados por cada pessoa. Portanto, se vamos convocar uma equipa de cinco pessoas, é preciso uma sala de 10 metros quadrados.

O mobiliário

As salas de reuniões modernas costumam ter um estilo mais minimalista quanto à sua decoração. No entanto, o mobiliário e a disposição do mesmo desempenham um papel essencial na comodidade dos participantes.

A disposição da mesa e das cadeiras influenciam como cada pessoa se sentirá. Há mesas com um lugar presidencial, aptas para uma reunião mais hierarquizada. Mas também se podem colocar as mesas e as cadeiras em “U” para criar uma maior sensação de igualdade na equipa.

Forma de acesso

As salas de reuniões equipadas com a última tecnologia transmitem melhores sensações aos participantes. Um exemplo prático é o uso de fechaduras eletrónicas. Estas permitem fazer um melhor controlo de acesso e, além disso, permitem que cada utilizador possa entrar diretamente na sala quando chegar, sem necessidade de ter que esperar que alguém lhe abra a porta.

Equipamento

O equipamento da sala de reuniões é outra questão a ter em conta. O que se necessita variará em função do tipo de encontro a realizar. Em alguns casos será necessário um projetor, noutros um quadro branco, ou um bom equipamento de som.

Além do equipamento mais tecnológico, há uma série de dotações que são imprescindíveis, destacando entre elas uma boa iluminação (natural e artificial) e um bom sistema de climatização.

Espaços informais

Se se prevê que a reunião seja longa, a sala deveria contar também com um espaço mais informal. Uma área onde se possa fazer pausas e relaxar a conversar ou a tomar um café. Leia o nosso artigo sobre as chaves para conseguir um bom ambiente de trabalho.

A sala de reuniões escolhida tem uma influência direta na imagem que a empresa transmite, seja um encontro entre colaboradores ou entre a empresa e um possível cliente. Por isso, é especialmente importante fazer uma boa escolha e garantir que dispõe de tudo o necessário para que o encontro seja o mais bem-sucedido possível.

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