Schede di ingresso e registrazione dei viaggiatori

Nel post di oggi ti spieghiamo cosa sono le schede di ingresso e il registro dei viaggiatori. Mantenere aggiornati questi due documenti in ogni alloggio turistico che gestisci è fondamentale per essere in regola con la legislazione.

È possibile firmare la scheda di ingresso dei viaggiatori in modalità telematica? Quali documenti devo richiedere all'ospite durante il check-in? Quali sono i termini per ottenere la firma? I miei ospiti internazionali sono anch'essi obbligati a far parte del registro? Per quanto tempo l'host deve conservare i documenti?

Oggi parleremo di cos'è la scheda di ingresso dei viaggiatori e come si relaziona con il registro del tuo alloggio turistico o Airbnb nel 2023. Inoltre, parleremo dei requisiti legali richiesti dalle diverse amministrazioni. In particolare, le Forze e Corpi di Sicurezza (Policía, Guardia Civil, Ertzaintza, Policía Foral o Mossos d'Esquadra). Infine, ti diremo quali metodi esistono per compilare questi documenti per il check-in dei viaggiatori.

Schede di ingresso dei viaggiatori

Il Regio Decreto 933/2021 ha stabilito nuovi obblighi nel 2023 per la registrazione dei viaggiatori che includono la richiesta di alcuni dati degli ospiti.

La scheda di ingresso dei viaggiatori è un documento che raccoglie informazioni sia sull'alloggio turistico che sull'ospite o viaggiatore. I responsabili soggetti all'obbligo dovranno mantenere un registro elettronico che contenga i dati specificati nell'Allegato I del Regio Decreto 933/2021. In particolare, deve contenere:

Dati dell'impresa locatrice:

• Nome o ragione sociale del titolare
• CIF o NIF
• Comune
• Provincia
• Telefono fisso e/o mobile
• Indirizzo di posta elettronica
• Sito web dell'azienda
• URL per identificare l'annuncio

Dati della struttura:

• Tipo di struttura
• Denominazione
• Indirizzo completo
• Codice postale
• Località e provincia

Dati dei viaggiatori nella scheda di ingresso:

• Nome o ragione sociale
• Cognome
• Secondo cognome
• Sesso
• Numero del documento di identità
• Tipo di documento (DNI, passaporto, TIE, NIF)
• Nazionalità
• Data di nascita
• Luogo di residenza abituale
  – Indirizzo completo
  – Località
  – Paese

• Telefono fisso
• Telefono cellulare
• Indirizzo email
• Numero di viaggiatori
• Rapporto di parentela tra i viaggiatori (nel caso in cui qualcuno sia minorenne)

Dati della transazione:

• Dati del contratto
  – Numero di riferimento
  – Data
  – Firme

• Dati dell'esecuzione del contratto
  – Data e ora di ingresso
  – Data e ora di uscita

• Dati dell'immobile
  – Indirizzo completo
  – Numero di camere
  – Connessione a Internet (sì/no)

• Dati del pagamento
  – Tipo (contanti, carta di credito, piattaforma di pagamento, bonifico...)
  – Identificazione del mezzo di pagamento: tipo di carta e numero, IBAN conto bancario, soluzione di pagamento mobile, altro
  – Titolare del mezzo di pagamento
  – Data di scadenza della carta
  – Data del pagamento

Registro degli appartamenti turistici

Per contro, il registro degli appartamenti turistici è la compilazione delle schede di ingresso ordinate in modo correlato in pacchetti da 100 a 500. In altre parole, una raccolta di tra 100 e 500 schede di ingresso è il registro. Facile, vero?

Il registro deve essere conservato per almeno tre anni dalla data dell'ultima scheda di ingresso del libro. Le Forze e Corpi di Sicurezza possono richiederlo in qualsiasi momento all'host.

Come fare la scheda di ingresso e il registro dei viaggiatori

In questa sezione entriamo nel merito per spiegarti come fare la scheda di ingresso dei viaggiatori – e completare il registro, ovviamente. Prima, vediamo cosa ci dice la normativa sulla registrazione dei viaggiatori:

1. I moduli delle schede di ingresso dei viaggiatori si adegueranno al modello dell'Allegato e saranno preparati dalle strutture.
2. Le strutture potranno compilare i moduli delle schede di ingresso con procedure manuali o con procedure informatiche, ma il viaggiatore dovrà firmare tale scheda in modo ineludibile.

In definitiva: l'host è responsabile di richiedere le informazioni della scheda di ingresso al viaggiatore o ospite (inclusa la firma), sia di persona che in modalità telematica.

Modello di scheda di ingresso viaggiatori in PDF

Il modo classico di fare la scheda di ingresso dei viaggiatori è a mano. Stampi il modello della scheda, lo compili con i dati pertinenti e lo fai firmare al tuo ospite. 

Una volta completata la scheda di ingresso, è necessario comunicarla alla Polizia Nazionale o alla Guardia Civil (o alle forze autonome – che hanno la competenza in materia) entro un termine di 24 ore successive all'arrivo dell'ospite. Ci sono 4 modi per consegnare le schede di ingresso dei viaggiatori alla polizia:

1. Presentare direttamente o inviare per posta due copie della scheda di registro. Una copia andrà alla polizia e l'altra verrà restituita timbrata alla struttura.
2. Inviare per fax il registro dei viaggiatori
3. Consegnare i dispositivi fisici (CD, chiavette USB, ecc.) che contengono tali documenti timbrati presso le sedi di polizia.
4. Trasmettere file con le schede di ingresso tramite Internet.

Webpol o E-Hotel

Webpol o E-Hotel è una piattaforma della Direzione Generale della Polizia che consente di registrare i viaggiatori, un processo obbligatorio che devono rispettare i gestori di appartamenti vacanze. Sono obbligati a identificare e a comunicare alle autorità l'ingresso degli ospiti di età superiore ai 16 anni.

A tal fine, si compila quello che viene chiamato un Libro di Registro dei Viaggiatori e l'ingresso dell'ospite deve essere comunicato entro le 24 ore successive al check-in. Questa registrazione deve essere comunicata alla Guardia Civil, alla Polizia Locale o alla Polizia Nazionale.

E perché è così importante farlo? Se non si rispetta il processo di identificazione, i gestori degli alloggi vacanze si espongono a pagare sanzioni significative che vanno da 600€ a 30.000€, secondo quanto stabilito dalla Legge Organica 4/2015. L'importo della sanzione varierà a seconda che sia considerata una violazione lieve o grave.

Come deve essere effettuata la registrazione dei viaggiatori in Webpol?

Come già accennato, il gestore di appartamenti è obbligato a preparare un registro dei viaggiatori che includerà gli ospiti di età superiore ai 16 anni – in alcune comunità autonome, devono essere inclusi anche i minori di questa età.

Questa registrazione sarà effettuata utilizzando un modulo ufficiale con riferimento INT/1922/2003. Può essere scaricato online, compilato e stampato, tramite questo link del Ministero.

I dati ottenuti nella registrazione dovranno essere archiviati dal gestore, ma dovranno anche essere trasmessi alla polizia. Prima di ciò, sarà necessario registrarsi presso la stazione di polizia competente a seconda della posizione dell'alloggio.

Cosa serve al gestore per attivare Webpol?

È importante tenere presente che questa richiesta può essere presentata solo di persona, e che è necessario fornire i seguenti documenti:

• Documento di identificazione: DNI o equivalente, oppure, se del caso, sarà sufficiente un'autorizzazione di rappresentanza.
• Dichiarazione responsabile di attività: sarà la stessa copia presentata al Turismo.
• Scritture, note semplici o contratti.

Come si consegna la scheda del viaggiatore?

Ci sono 4 modi per consegnare le schede:

• 👮 Di persona: si farà in commissariato e bisognerà portare 2 copie del registro.
• ✉️ Per posta: si potrà consegnare per posta solo nel caso in cui risiediamo in un comune che non abbia alcuna delegazione di polizia.
• 📠 Per fax: Qualcuno usa ancora il fax a parte Paquita Salas?
• 💻 Via telematica: attraverso la piattaforma Webpol, che permette di inviare i dati online.

Quanto tempo si deve conservare il Registro dei Viaggiatori?

Ogni registro può avere un minimo di 100 pagine e un massimo di 500 prima di iniziare con il successivo. Devono essere conservati obbligatoriamente per 3 anni, a partire dalla data di emissione dell'ultima scheda.

Il proprietario o la società di gestione dovrà conservare le schede in formato fisico, non solo digitale.

App per schede di ingresso viaggiatori

Per la quarta forma di consegna della scheda viaggiatori – online – devi usare i siti web della polizia (e-Hotel) o della Guardia Civil (Hospederías). È un incubo usarli? Esatto! L'interfaccia e l'esperienza utente sono orribili.

Per questo motivo le app per la creazione della scheda di ingresso viaggiatori e del registro sono diventate così popolari. Ti raccontiamo tutto su di esse nella prossima sezione!

Queste applicazioni permettono di velocizzare la consegna delle schede viaggiatori, la raccolta dei dati (utilizzando quelli della prenotazione) e la custodia in cloud del registro.

La maggior parte di queste app funziona in modo molto simile:

1. Viene inviato un link all'ospite affinché utilizzi la fotocamera del suo cellulare per scansionare il suo documento identificativo e lo faccia firmare sullo schermo.
2. L'app elabora questi dati e converte le immagini in testo. Queste informazioni vengono automaticamente inserite per completare la scheda di ingresso.
3. Una volta completata la scheda di ingresso, viene archiviata nel cloud, creando un registro.

Ad esempio, la serratura intelligente Raixer ti permette di aprire le porte a distanza e anche di automatizzare la gestione del Check-in offrendo il servizio di registrazione dei viaggiatori (prima dell'arrivo) e il successivo invio automatico alla Polizia (il giorno dell'arrivo).

Scheda di ingresso e registrazione viaggiatori, in sintesi

Compilare la scheda di ingresso e tenere aggiornato il registro dei viaggiatori è un compito un po' costoso in termini di tempo. Tuttavia, esistono app e soluzioni tecnologiche che ti aiuteranno con la parte burocratica. In sintesi:

• La firma delle schede di ingresso degli ospiti è obbligatoria, oltre ad altre informazioni su di essi.
• La scheda di ingresso deve essere compilata al massimo entro le 24 ore successive al check-in dell'ospite.
• L'host deve custodire le schede di ingresso in pacchetti da 100 o 500. Tale documento è noto come registro.

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