Controllo dell'orario dei dipendenti: qual è il metodo migliore per un'azienda?

Il controllo dell'ingresso e dell'uscita dei dipendenti durante le loro giornate lavorative, così come la contabilizzazione delle loro ore straordinarie, è diventato obbligatorio nel 2019; da allora, sono stati sviluppati diversi sistemi di controllo orario per i dipendenti, che mirano ad offrire il massimo livello di automazione possibile.

Controllo dell'orario di lavoro dei dipendenti di un'azienda

Il controllo degli orari nelle aziende consiste nel mantenere un registro delle giornate lavorative, dall'inizio alla fine, di ciascun dipendente dell'organizzazione; in questo registro sono incluse anche le ore straordinarie, le pause e le assenze per ferie. La pubblicazione del Regio Decreto Legge 8/2019, dell'8 marzo ha confermato l'obbligatorietà di registrare e conservare tale controllo delle ore lavorate.

Ci sono due motivi principali (e correlati) per il controllo degli orari nelle aziende: le entrate dai contributi della Sicurezza Sociale e la protezione dei lavoratori.

Con questa regolamentazione, si cerca che i dipendenti contribuiscano per tutte le ore lavorate, e allo stesso tempo che la Sicurezza Sociale riscuota le quote corrispondenti a tali ore: senza andare oltre, si calcola che nel 2020, in Spagna, più della metà delle ore straordinarie svolte non sono state retribuite.

Inoltre, questi registri devono essere conservati per quattro anni dalle aziende ed essere a disposizione delle autorità del lavoro, dei dipendenti e dei sindacati; chi non rispetta questa norma è esposto a multe tra i 600 e i 6.000 euro, circa.  

I migliori sistemi per il controllo orario dei lavoratori

Sistemi manuali

È il modo classico di tenere un registro delle ore di lavoro: per questo, deve esserci una persona o un dipartimento dedicato a registrare ogni ingresso e uscita manualmente, tramite un supporto fisico o un foglio Excel.

La normativa menzionata non specifica il formato in cui le aziende devono effettuare e conservare questi registri orari, per cui questo sistema è solitamente scelto dalle aziende con pochi dipendenti e con scarse risorse tecnologiche.

Sistemi di identificazione

Il modo più diffuso per tenere il controllo orario è con l'intervento dei dipendenti stessi, che registrano gli ingressi e le uscite utilizzando un metodo di identificazione, come una tessera di accesso, l'impronta digitale o tramite un'applicazione localizzata nell'intranet dell'azienda o nei loro smartphone.

Analogamente ai metodi manuali, questo sistema richiede la proattività del dipendente per essere preciso al 100%.

Sistemi automatizzati

Questa idea si basa su un controllore di orari digitale, che associa automaticamente la timbratura agli ingressi e alle uscite del dipendente nel luogo di lavoro, senza richiedere un'azione aggiuntiva da parte sua.

Raixer Uffici si compone di un sistema di serratura elettronica collegato a un'applicazione, in modo tale che valida l'accesso di ogni dipendente all'ingresso o all'uscita dal lavoro, e lo associa al sistema di timbrature.

Il miglior sistema per il controllo orario dei dipendenti sarà sempre quello che richiede il minor intervento manuale da parte dell'azienda o dei lavoratori stessi, al fine di conformarsi alla base giuridica che lo regola.

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