Fiches d'enregistrement et registre des voyageurs

Dans le billet d'aujourd'hui, nous vous expliquons ce que sont les fiches d'enregistrement et le registre des voyageurs. Maintenir à jour ces deux documents dans chaque logement touristique que vous gérez est essentiel pour être en conformité avec la législation.

Peut-on signer la fiche d'enregistrement des voyageurs de manière télématique ? Quels documents dois-je demander à l'hôte pendant le check-in ? Quels sont les délais pour obtenir la signature ? Mes hôtes internationaux sont-ils également obligés de faire partie du registre ? Combien de temps l'hôte doit-il conserver les documents ?

Aujourd'hui, nous parlerons de ce qu'est la fiche d'enregistrement des voyageurs et comment elle est liée au registre de votre logement touristique ou Airbnb en 2023. De plus, nous aborderons les exigences légales demandées par les différentes administrations. En particulier les Forces et Corps de Sécurité (Police, Garde Civile, Ertzaintza, Police Forale ou Mossos d'Esquadra). Enfin, nous vous dirons quels sont les méthodes existantes pour remplir ces documents pour le check-in des voyageurs.

Fiches d'enregistrement des voyageurs

Le décret royal 933/2021 a établi de nouvelles obligations en 2023 pour l'enregistrement des voyageurs, incluant la demande de certaines données des hôtes.

La fiche d'enregistrement des voyageurs est un document qui recueille des informations tant du logement touristique que de l'hôte ou voyageur. Les responsables soumis à l'obligation devront tenir un registre électronique contenant les données spécifiées dans l'Annexe I du décret royal 933/2021. Concrètement, il doit contenir :

Données de l'entreprise locataire :

• Nom ou raison sociale du titulaire
• CIF ou NIF
• Municipalité
• Province
• Téléphone fixe et/ou mobile
• Adresse e-mail
• Site web de l'entreprise
• URL pour identifier l'annonce

Données de l'établissement :

• Type d'établissement
• Dénomination
• Adresse complète
• Code postal
• Localité et province

Données des voyageurs sur la fiche d'enregistrement :

• Nom ou raison sociale
• Premier nom de famille
• Deuxième nom de famille
• Sexe
• Numéro du document d'identité
• Type de document (DNI, passeport, TIE, NIF)
• Nationalité
• Date de naissance
• Lieu de résidence habituelle
  – Adresse complète
  – Localité
  – Pays

• Téléphone fixe
• Téléphone mobile
• Adresse e-mail
• Nombre de voyageurs
• Lien de parenté entre les voyageurs (dans le cas où l'un d'entre eux est mineur)

Données de la transaction :

• Données du contrat
  – Numéro de référence
  – Date
  – Signatures

• Données de l'exécution du contrat
  – Date et heure d'arrivée
  – Date et heure de départ

• Données du bien immobilier
  – Adresse complète
  – Nombre de chambres
  – Connexion Internet (oui/non)

• Données de paiement
  – Type (espèces, carte de crédit, plateforme de paiement, virement...)
  – Identification du moyen de paiement : type de carte et numéro, IBAN du compte bancaire, solution de paiement mobile, autres
  – Titulaire du moyen de paiement
  – Date d'expiration de la carte
  – Date de paiement

Registre des appartements touristiques

Le registre des appartements touristiques est la compilation des fiches d'entrée ordonnées de manière consécutive en paquets de 100 à 500. En d'autres termes, une collection de 100 à 500 fiches d'entrée est le registre. Facile, n'est-ce pas ?

Le livre-registre doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date de la dernière fiche d'entrée du livre. Les Forces et Corps de Sécurité peuvent vous le demander en tant qu'hôte à tout moment.

Comment faire le bulletin d'entrée et le registre des voyageurs

Dans cette section, nous abordons la manière de faire la fiche d'enregistrement des voyageurs – et de compléter le registre, bien sûr. Avant cela, voyons ce que la réglementation nous dit sur l'enregistrement des voyageurs :

1. Les formulaires de fiches d'enregistrement des voyageurs doivent être conformes au modèle de l'Annexe et être préparés par les établissements.
2. Les établissements peuvent remplir les formulaires de fiches d'enregistrement par des procédures manuelles ou informatiques, mais le voyageur doit impérativement signer ladite fiche.

En définitive : l'hôte est responsable de demander les informations de la fiche d'enregistrement au voyageur ou à l'invité (y compris la signature) que ce soit en personne ou de manière télématique.

Modèle de fiche d'enregistrement des voyageurs en PDF

La façon classique de faire la fiche d'enregistrement des voyageurs est à la main. Vous imprimez le modèle de fiche, le complétez avec les données pertinentes et le faites signer à votre hôte.

Une fois la fiche d'enregistrement complétée, il faut la communiquer à la Police Nationale ou à la Guardia Civil (ou aux polices autonomes – qui sont compétentes en la matière) dans un délai de 24h suivant l'arrivée de l'hôte. Il existe 4 façons de remettre les fiches d'enregistrement des voyageurs à la police :

1. Présenter directement ou envoyer par courrier deux copies de la feuille d'enregistrement. Une copie ira à la police et l'autre sera renvoyée estampillée à l'établissement.
2. Envoyer par fax l'enregistrement des voyageurs
3. Remettre les dispositifs physiques (CD, clés USB, etc.) contenant ces documents scellés dans les locaux de la police.
4. Transmettre des fichiers avec les fiches d'enregistrement via Internet.

Webpol ou E-Hotel

Webpol ou E-Hotel est une plateforme de la Direction Générale de la Police qui permet d'enregistrer les voyageurs, un processus obligatoire que les gestionnaires d'appartements de vacances doivent respecter. Ils sont tenus d'identifier et de communiquer aux autorités l'entrée des hôtes âgés de plus de 16 ans.

Pour cela, est établi ce qu'on appelle un Registre des voyageurs et l'entrée de l'hôte doit être communiquée dans les 24 heures suivant le check-in. Cet enregistrement doit être communiqué à la Garde Civile, à la Police Locale ou Nationale.

Et pourquoi est-il si important de le faire ? Si le processus d'identification n'est pas respecté, les gestionnaires de logements de vacances s'exposent à payer des sanctions importantes allant de 600€ à 30.000€, selon ce qui est stipulé dans la Loi Organique 4/2015. Le montant de la sanction variera selon qu'il s'agit d'une infraction légère ou grave.

Comment doit se faire l'enregistrement des voyageurs dans Webpol ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, le gestionnaire d'appartements est tenu de créer un registre des voyageurs qui comprendra les hôtes de plus de 16 ans – dans certaines communautés autonomes, les mineurs de cet âge doivent également être inclus.

Cet enregistrement sera effectué à l'aide d'un formulaire officiel portant la référence INT/1922/2003. Il peut être téléchargé en ligne, rempli et imprimé, via ce lien du Ministère.

Les données obtenues lors de l'enregistrement devront être stockées par le gestionnaire, mais devront également être transmises à la police. Avant cela, il faudra s'inscrire au commissariat correspondant en fonction de l'emplacement du logement.

Que faut-il pour que le gestionnaire procède à l'enregistrement Webpol ?

Il faut noter que cette demande ne peut être effectuée qu'en personne, et qu'il faut fournir les documents suivants :

• Document d'identification : DNI ou équivalent, ou, le cas échéant, une simple autorisation de représentation.
• Déclaration responsable d'activité : ce sera la même copie que celle présentée au Tourisme.
• Écritures, notes simples ou contrats.

Comment la fiche du voyageur doit-elle être remise ?

Il y a 4 façons de remettre les fiches :

• 👮 En personne : cela se fera au commissariat et il faudra apporter 2 copies de l'enregistrement.
• ✉️ Par La Poste : cela ne pourra être remis par La Poste que si nous résidons dans une commune qui n'a pas de délégation policière.
• 📠 Par fax : Sérieusement, quelqu'un utilise encore le fax à part Paquita Salas ?
• 💻 Par voie télématique : via la plateforme Webpol, qui permet d'envoyer les données en ligne.

Combien de temps faut-il conserver le Registre des voyageurs ?

Chaque registre peut avoir un minimum de 100 pages et un maximum de 500 avant de commencer le suivant. Ils doivent être conservés obligatoirement pendant 3 ans, à compter de la date d'émission de la dernière fiche.

Le propriétaire ou l'entreprise de gestion devra conserver les fiches de manière physique, non seulement de manière numérique.

Applications pour les fiches d'entrée des voyageurs

Pour la quatrième façon de remettre la fiche des voyageurs – en ligne –, vous devez utiliser les sites web de la police (e-Hotel) ou de la Guardia Civil (Hospederías). Est-ce un cauchemar de les utiliser ? Effectivement ! L'interface et l'expérience utilisateur sont affreuses.

C'est pourquoi les applications pour faire la fiche d'enregistrement des voyageurs et le registre sont devenues si populaires. Nous vous disons tout à leur sujet dans la section suivante !

Ces applications permettent d'accélérer la remise des fiches de voyageurs ainsi que la collecte des données (en utilisant celles de la réservation) et la conservation dans le cloud du registre.

La plupart de ces applications fonctionnent de manière très similaire :

1. Un lien est envoyé à l'hôte pour qu'il utilise l'appareil photo de son mobile afin de scanner son document d'identification et lui fait signer sur l'écran.
2. L'application traite ces données et convertit les images en texte. Cette information est automatiquement transférée pour compléter la fiche d'enregistrement.
3. Une fois la fiche d'enregistrement complétée, elle est stockée dans le cloud, constituant un registre.

Par exemple, la serrure intelligente Raixer vous permet d'ouvrir les portes à distance et aussi d'automatiser la gestion du check-in en offrant le service d'enregistrement des voyageurs (avant l'arrivée) et l'envoi automatique ultérieur à la Police (le jour de l'arrivée).

Fiche d'entrée et enregistrement des voyageurs, en résumé

Remplir la fiche d'entrée et tenir à jour le registre des voyageurs est une tâche un peu coûteuse en temps. Cependant, il existe des applications et des solutions technologiques qui vous aideront avec la partie bureaucratique. En résumé :

• La signature des fiches d'entrée des hôtes est obligatoire, ainsi que d'autres informations les concernant.
• La fiche d'entrée doit être remplie au plus tard dans les 24 heures suivant le check-in de l'hôte.
• L'hôte doit conserver les fiches d'entrée en paquets de 100 ou 500. Ce document est connu sous le nom de registre.

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