Contrôle des horaires des employés : quelle est la meilleure méthode pour une entreprise ?

Le contrôle des entrées et sorties des employés pendant leurs journées de travail, ainsi que le décompte de leurs heures supplémentaires, est devenu obligatoire en 2019 ; depuis lors, différents systèmes de contrôle des horaires pour les employés ont été développés, visant à offrir le plus haut niveau d'automatisation possible.

Contrôle des horaires de travail des employés d'une entreprise

Le contrôle des horaires en entreprise consiste à tenir un registre des journées de travail, du début à la fin, de chacun des employés de l'organisation ; ce registre inclut également les heures supplémentaires, les pauses et les absences pour vacances. La publication du Décret-Loi Royal 8/2019, du 8 mars a confirmé l'obligation d'enregistrer et de conserver ce contrôle des heures travaillées.

Il y a deux raisons principales (et liées entre elles) au contrôle des horaires en entreprise : les revenus des cotisations de sécurité sociale et la protection des travailleurs.

Cette réglementation vise à ce que les employés cotisent pour toutes les heures travaillées, tandis que la Sécurité Sociale perçoit les cotisations correspondantes à ces heures : il est estimé qu'en 2020, en Espagne, plus de la moitié des heures supplémentaires effectuées n'ont pas été rémunérées.

De plus, ces registres doivent être conservés pendant quatre ans par les entreprises et être à la disposition des autorités du travail, des employés et des syndicats ; ceux qui ne respectent pas cette norme s'exposent à des amendes allant de 600 à 6 000 euros, environ.  

Meilleurs systèmes pour le contrôle des horaires des travailleurs

Systèmes manuels

C'est la manière classique de contrôler les heures de travail : pour cela, il doit y avoir une personne ou un service dédié à enregistrer chaque entrée et sortie manuellement, via un support physique ou une feuille Excel.

La réglementation mentionnée ne spécifie pas le format dans lequel les entreprises doivent réaliser et conserver ces registres horaires, c'est pourquoi ce système est souvent choisi par les entreprises ayant peu d'employés et peu de ressources technologiques.

Systèmes d'identification

La manière la plus répandue de contrôler les horaires est avec l'intervention des employés eux-mêmes, qui pointent leurs entrées et sorties en utilisant une méthode d'identification, comme une carte d'accès, une empreinte digitale ou via une application localisée sur l'intranet de l'entreprise ou sur leurs smartphones.

De manière analogue aux méthodes manuelles, ce système requiert la proactivité de l'employé pour être précis à 100 %.

Systèmes automatisés

Cette idée est basée sur un contrôleur d'horaires numérique, qui associe automatiquement le pointage aux entrées et sorties de l'employé sur le lieu de travail, sans nécessiter d'action supplémentaire de sa part.

Raixer Oficinas se compose d'un système de serrure électronique lié à une application, de sorte qu'il valide l'accès de chaque employé à l'entrée ou à la sortie du travail, et l'associe au système de pointage.

Le meilleur système pour gérer le contrôle des horaires des employés sera toujours celui qui nécessite le moins d'intervention manuelle de la part de l'entreprise ou des travailleurs eux-mêmes, afin de se conformer à la base juridique qui le régit.

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