Mitarbeiter-Zeiterfassung: Welches ist die beste Methode für ein Unternehmen?

Die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, sowohl beim Kommen und Gehen als auch bei der Berechnung von Überstunden, wurde 2019 zur Pflicht. Seitdem wurden verschiedene Systeme zur Zeiterfassung für Mitarbeiter entwickelt, die ein Höchstmaß an Automatisierung anstreben.

Zeiterfassung der Mitarbeiter eines Unternehmens

Die Zeiterfassung in Unternehmen besteht darin, die Arbeitszeiten, von Beginn bis Ende, jedes einzelnen Mitarbeiters der Organisation zu protokollieren; in diesem Protokoll sind auch Überstunden, Pausen und Urlaubsabwesenheiten enthalten. Die Veröffentlichung des Königlichen Dekret-Gesetzes 8/2019 vom 8. März bestätigte die Pflicht zur Registrierung und Aufbewahrung dieser Arbeitszeitnachweise.

Es gibt zwei Hauptgründe (und miteinander verbundene) für die Zeiterfassung in Unternehmen: die Einnahmen aus Sozialversicherungsbeiträgen und der Schutz der Arbeitnehmer.

Mit dieser Regelung soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter für alle geleisteten Stunden Beiträge zahlen, während die Sozialversicherung die entsprechenden Beiträge für diese Stunden einzieht: So wurde beispielsweise berechnet, dass im Jahr 2020 in Spanien mehr als die Hälfte der geleisteten Überstunden unbezahlt blieben.

Darüber hinaus müssen diese Aufzeichnungen von den Unternehmen vier Jahre lang aufbewahrt und den Arbeitsbehörden, Mitarbeitern und Gewerkschaften zur Verfügung gestellt werden; wer diese Vorschrift nicht einhält, riskiert Bußgelder zwischen 600 und 6.000 Euro, ungefähr.  

Beste Systeme zur Zeiterfassung von Mitarbeitern

Manuelle Systeme

Dies ist die klassische Art der Arbeitszeiterfassung: Dafür muss eine Person oder Abteilung jede Ein- und Ausbuchung manuell erfassen, entweder auf physischem Wege oder über eine Excel-Tabelle.

Die genannte Vorschrift legt nicht fest, in welchem Format Unternehmen diese Zeitnachweise erstellen und aufbewahren müssen, weshalb dieses System häufig von Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und begrenzten technologischen Ressourcen gewählt wird.

Identifikationssysteme

Die am weitesten verbreitete Methode zur Zeiterfassung ist die Beteiligung der Mitarbeiter selbst, die ihre Ein- und Ausgänge stempeln, indem sie eine Identifikationsmethode verwenden, wie eine Zugangskarte, einen Fingerabdruck oder über eine Anwendung im Intranet des Unternehmens oder auf ihren Smartphones.

Ähnlich wie bei manuellen Methoden erfordert dieses System die Proaktivität des Mitarbeiters, um zu 100 % präzise zu sein.

Automatisierte Systeme

Diese Idee basiert auf einem digitalen Zeiterfassungsgerät, das die Zeiterfassung automatisch mit dem Kommen und Gehen des Mitarbeiters am Arbeitsplatz verknüpft, ohne dass eine zusätzliche Aktion seinerseits erforderlich ist.

Raixer Oficinas besteht aus einem elektronischen Schließsystem, das mit einer Anwendung verbunden ist, sodass es den Zugang jedes Mitarbeiters beim Betreten oder Verlassen der Arbeit validiert und mit dem Zeiterfassungssystem verknüpft.

Das beste System zur Zeiterfassung von Mitarbeitern wird immer dasjenige sein, das den geringsten manuellen Eingriff seitens des Unternehmens oder der Mitarbeiter selbst erfordert, um der rechtlichen Grundlage, die es regelt, zu entsprechen.

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