La seguridad en oficinas híbridas: soluciones de control de acceso 24/7

La transformación del entorno laboral en los últimos años ha hecho que el modelo de oficina híbrida —una combinación de trabajo presencial y remoto— se convierta en la norma en muchas empresas. Este nuevo paradigma plantea numerosos beneficios, pero también desafíos significativos en cuanto a seguridad, gestión de accesos y control de espacios.

En este contexto, el control de acceso inteligente 24/7 se ha convertido en un elemento esencial para garantizar la seguridad física y digital de las organizaciones. En este artículo exploramos cómo las soluciones modernas permiten gestionar oficinas híbridas de manera eficiente, segura y sin fricciones.

El reto de la seguridad en entornos híbridos

Tradicionalmente, las oficinas funcionaban con un horario fijo, un personal de recepción y llaves físicas. En un modelo híbrido, esto cambia radicalmente:

• Los empleados entran y salen a diferentes horas.
• Hay días en que la oficina está medio vacía, otros en los que se llena.
• Personal externo (proveedores, técnicos, limpieza) necesita acceso puntual.
• Algunas empresas alquilan espacios de trabajo compartidos u oficinas flexibles.

En este contexto, las llaves físicas se vuelven ineficientes, y depender de un recepcionista o conserje es costoso y poco escalable.

¿Qué implica un control de acceso 24/7?

Una solución de control de acceso 24/7 debe:

• Permitir la entrada a cualquier hora, incluso fuera del horario laboral tradicional.
• Registrar quién entra, a qué hora y por cuánto tiempo.
• Adaptarse a diferentes tipos de usuarios: empleados, proveedores, visitantes, etc.
• Funcionar sin necesidad de personal presencial.
• Integrarse con otros sistemas: cámaras, alarmas, sistemas de gestión.

Y sobre todo: debe ser segura, fácil de usar y escalable.

Soluciones modernas: del código PIN a la app móvil

Hoy en día, existen múltiples tecnologías que permiten gestionar el acceso sin llaves. Las más comunes incluyen:

1. Códigos PIN temporales

Permiten otorgar acceso por una franja horaria concreta o por un número limitado de usos. Ideal para visitas puntuales o proveedores.

Ejemplo real:
Una empresa de diseño gráfico en Madrid utiliza Raixer para dar acceso al equipo de limpieza todos los martes entre las 20:00 y las 22:00. Se genera un PIN que solo es válido en ese rango horario, sin necesidad de entregar llaves ni que haya personal presente.

2. Aplicación móvil

Los empleados pueden abrir puertas desde su smartphone, de forma segura y registrada. La app puede incluso usarse para gestionar permisos, enviar invitaciones o programar accesos futuros.

Ejemplo real:
Una startup tecnológica con sedes en Barcelona y Valencia permite que sus empleados accedan a cualquiera de las dos oficinas con su app Raixer. La app detecta si tienen permiso y activa la apertura con un solo toque.

3. Tarjetas NFC o tags

Funciona como un “llavero digital”. Útil para empresas que aún desean un dispositivo físico, pero sin las desventajas de las llaves tradicionales.

Ejemplo real:
Un coworking en Málaga entrega tags NFC a los usuarios de oficina fija, y códigos temporales a los usuarios de puestos flexibles, controlando así distintos niveles de acceso.

4. Control por voz o asistentes virtuales

En algunos casos, las soluciones se integran con asistentes como Alexa o Google Assistant, permitiendo accesos mediante comandos de voz.

Ventajas del acceso digital para oficinas híbridas

Flexibilidad total

Permite adaptar el uso de la oficina a la realidad de cada empleado. Ya no es necesario tener a alguien en recepción o estar pendiente de quién tiene copia de las llaves.

Ahorro de costes

Se eliminan duplicados de llaves, costes de cerrajería, recepción presencial, y se reduce el riesgo de robos o accesos indebidos.

Registro y trazabilidad

Cada entrada queda registrada: quién, cuándo, cómo. Ideal para cumplir con normativas de seguridad y auditorías internas.

Escalabilidad

Desde una pequeña oficina de 5 personas hasta una multinacional con sedes en distintas ciudades. El sistema se adapta.

Cómo implementar un sistema de control de acceso 24/7

1. Auditoría inicial

Analiza cuántos accesos necesitas controlar: entrada principal, puertas interiores, parking, salas de reuniones, etc.

2. Elegir la tecnología adecuada

Para oficinas híbridas, lo ideal es combinar distintos métodos: app móvil para empleados, PINs para invitados, tags para usuarios frecuentes, etc.

3. Instalar cerraduras o dispositivos compatibles

Raixer, por ejemplo, puede integrarse con cerraduras ya existentes o sustituirlas por modelos inteligentes compatibles.

4. Definir los permisos

Puedes otorgar accesos permanentes, temporales, por franjas horarias o por días concretos. También puedes revocar accesos en tiempo real.

5. Integración con otros sistemas

Conecta el control de acceso con alarmas, cámaras, sensores o sistemas de climatización para automatizar la oficina.

Caso de uso: empresa híbrida con sede en coworking

Empresa: Consultora tecnológica de 20 empleados
Ubicación: Espacio de coworking en Madrid
Problema: El espacio se comparte con otras empresas, y los empleados trabajan en distintos turnos. Hay visitas frecuentes y se requiere acceso los fines de semana.

Solución implantada con Raixer:

• Cada empleado tiene acceso desde la app.
• Las salas de reuniones tienen acceso por PIN que se activa con la reserva.
• El equipo de mantenimiento entra solo los domingos con códigos de un solo uso.
• La dirección puede monitorizar todos los accesos desde el panel de administración.

Resultado: La empresa eliminó totalmente las llaves físicas, mejoró la trazabilidad y redujo los costes de gestión.

Seguridad: ¿es fiable el acceso digital?

Uno de los temores comunes es la seguridad. Sin embargo, los sistemas modernos como Raixer usan protocolos cifrados, verificación en dos pasos y servidores seguros. Además:

• Se pueden bloquear accesos de forma inmediata.
• Los códigos temporales tienen caducidad automática.
• Puedes recibir notificaciones en tiempo real de accesos no autorizados.

En muchos casos, el acceso digital es más seguro que una llave tradicional, que puede perderse, copiarse o quedar en manos equivocadas.

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El modelo híbrido de trabajo ha llegado para quedarse, y con él, la necesidad de soluciones de acceso flexibles, seguras y siempre disponibles. Apostar por un sistema de control de acceso 24/7 no solo mejora la seguridad, sino que también optimiza los recursos, reduce costes y mejora la experiencia de empleados y visitantes.

Raixer ofrece una solución robusta, adaptable y preparada para el futuro del trabajo. Si tu empresa está transitando hacia un modelo híbrido, es el momento ideal para digitalizar también el acceso.

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