Gestion de l'annulation des réservations dans les hébergements touristiques

En termes généraux, il n'existe pas de politique commune ou standard d'annulation de réservation dans les établissements touristiques. La procédure d'annulation est régie par les directives et les lignes de gestion propres à chaque site. C'est pourquoi aucun établissement n'est obligé de suivre des règles établies, mais doit respecter des critères qui ne portent pas excessivement préjudice au client.

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La date d'annulation

Le facteur clé lors du traitement d'une annulation de location de vacances ou d'une annulation de réservation d'hôtel est la date de celle-ci. La réponse de l'établissement au client ne peut pas être la même s'il annule sa chambre quelques mois avant son arrivée que s'il le fait seulement quelques jours à l'avance. À cet égard, de multiples décisions peuvent être prises en fonction de la date d'anticipation de l'annulation:

• Aucun frais si la réservation est annulée au moins une semaine à l'avance
• Facturer 50 % du coût total de la réservation si l'annulation intervient 48 heures avant l'arrivée du client
• Facturer au client la première nuit, si le séjour était long, s'il annule dans les dernières 72 heures
• Annulation gratuite jusqu'à 24-48 heures avant le jour de la réservation.

Les tarifs remboursables et non remboursables

Il est essentiel de spécifier très clairement aux clients quels tarifs sont remboursables et lesquels ne le sont pas dans la politique d'annulation. Si le tarif est non remboursable, il est nécessaire d'indiquer clairement aux clients que les annulations ne sont pas acceptées, et que la totalité de la réservation devra être payée quelle que soit la date de l'annulation. Il est également possible d'être un peu plus flexible avec les clients et d'indiquer jusqu'à quelle date un tarif non remboursable peut être annulé sans frais. Surtout parce que les tarifs non remboursables sont une stratégie qui fait que de nombreux clients ne réservent pas dans notre établissement. C'est pourquoi ce type de tarifs doit s'accompagner d'offres intéressantes. Autrement dit, un tarif non remboursable serait réservé aux promotions qui cherchent à attirer l'attention des clients à des prix très compétitifs. Toute décision à cet égard dépendra d'une politique d'annulation raisonnable et figurant toujours dans les termes de la réservation afin que le client ne soit pas surpris.

La politique d'annulation

Il est précisément nécessaire de revoir régulièrement la politique d'annulation de notre hôtel ou de nos appartements touristiques. Il est généralement d'usage de permettre aux clients d'annuler leur réservation dans les 48 heures suivant le paiement. Si l'annulation est effectuée durant cette période, la totalité du montant est remboursée. Passé ce délai, le remboursement sera de 50 % de la réservation.Vous devez consacrer des heures à l'accueil des clients, à la résolution des problèmes potentiels et à la gestion des annulations. Il est donc conseillé de disposer de systèmes permettant d'avoir une vision globale et intégrée de l'activité, d'améliorer la fluidité des processus, etc. Nous vous recommandons d'installer la serrure intelligente qui vous permet de contrôler l'accès à distance, d'effectuer l'enregistrement des voyageurs à distance, de l'intégrer à n'importe quel système PMS (gestionnaire de canaux) et de surveiller le bruit dans votre logement.En somme, la gestion de l'annulation des réservations est une question qui est toujours un peu controversée pour les clients. La meilleure chose à faire est d'essayer de trouver la plus grande flexibilité pour les clients, sans que cela nous porte préjudice en tant qu'hôtel.