Cómo enviar partes de viajeros automáticamente en tu alquiler
Descubre cómo enviar partes de viajeros automáticamente a SES.HOSPEDAJES mediante check-in online y cumple la normativa sin errores. ¡Optimiza tu operativa hoy!
Gestionar alquileres turísticos implica enfrentarse a una serie de trámites legales ineludibles. Uno de los más críticos y que más dolores de cabeza genera es el registro y envío de datos de los huéspedes a las autoridades. Saber cómo enviar partes de viajeros automáticamente puede transformar por completo tu operativa diaria, ahorrándote horas de trabajo manual, evitando errores de transcripción y garantizando que cumples con la normativa en todo momento. En esta guía veremos cómo integrar sistemas que lo hagan por ti, sin fricciones ni esperas.
Lo esencial
- La automatización elimina el riesgo de sanciones por olvidos o retrasos en el registro de huéspedes.
- Debes adaptar tu operativa al Real Decreto 933/2021 (SES.HOSPEDAJES) para evitar problemas legales.
- Puedes integrar un software de check-in online con tu cerradura inteligente para que todo fluya de forma autónoma.
Cómo enviar partes de viajeros automáticamente en tu alojamiento
El proceso tradicional de recoger datos en papel o mediante formularios rudimentarios cuando el huésped llega a la puerta ha quedado obsoleto. Además de ser incómodo para el viajero, que acaba de llegar de un largo viaje, representa un embudo en la gestión de propiedades y un riesgo legal si no se envía la información a tiempo. Descubrir cómo enviar partes de viajeros automáticamente es el primer paso hacia una operativa profesional y escalable utilizando herramientas PMS y aplicaciones dedicadas como Chekin, Civitfun o Partee.
Para lograrlo, necesitas orquestar un flujo que conecte la captura de datos del huésped, la verificación de los mismos, el envío a las autoridades y la entrega de llaves. Aquí te explicamos el proceso paso a paso:
Transición a SES.HOSPEDAJES
Aunque algunas comunidades mantienen los sistemas antiguos provisionalmente en 2026, la obligatoriedad del nuevo registro centralizado bajo el RD 933/2021 es un hecho. La no comunicación de datos o su falsedad puede constituir infracción grave según la Ley de Seguridad Ciudadana.
Seguridad de los datos y normativas de privacidad
Cuando gestionas cómo enviar partes de viajeros automáticamente, estás manejando información altamente sensible. Fotografías de documentos de identidad, firmas y datos biométricos están sujetos a normativas de protección de datos muy estrictas (como el RGPD europeo). Es crucial que la herramienta que utilices garantice el cifrado de extremo a extremo.
La retención de esta información también está regulada. Generalmente, los libros-registro (ahora digitales) deben conservarse durante un periodo de tres años. Un buen software almacenará de forma segura estos registros en la nube, listos para ser descargados o exportados en caso de una inspección, liberándote del caos de archivar cientos de folios físicos.
¿Qué hacer si hay un fallo de conexión?
La tecnología puede fallar: un servidor institucional caído, un huésped sin conexión de datos o un problema temporal en la API. Por eso, el sistema debe ser resiliente.
- Reintentos automáticos El software debe reintentar el envío a la autoridad si detecta una caída temporal del servicio oficial (SES.HOSPEDAJES).
- Modo offline Si el huésped se queda sin cobertura en la puerta, la cerradura para pisos turísticos debe seguir funcionando vía Bluetooth o código offline.
- Alertas tempranas Debes recibir notificaciones inmediatas si un parte lleva horas pendiente de envío por un error de escaneo del DNI.
- Registro de errores El sistema debe guardar un log de comunicación para demostrar ante inspecciones que el fallo fue del servidor.
En este sentido, contar con un sistema de automatización robusto y compatible, como los integrados con la familia de dispositivos Raixer, suma puntos extra en la tranquilidad del anfitrión.
Elige bien tu software
Asegúrate de que la aplicación elegida (como Partee o Chekin) ofrezca integraciones nativas con tus cerraduras electrónicas para que el envío del parte libere el acceso de forma transparente al usuario.
Preguntas frecuentes
¿Es legal hacer el registro de viajeros online sin ver el DNI físicamente?
Sí. La legislación permite el registro digital siempre que se utilicen plataformas con tecnología OCR y biometría que validen la autenticidad del documento y recojan la firma digital del huésped, asimilándolo al proceso presencial.
¿Qué pasa si el huésped se niega a hacer el check-in online?
Al condicionar la entrega del código de control de accesos al registro, obligas al cumplimiento. Si no facilita los datos, no puedes alojarlo legalmente. Informa de esta condición claramente en la descripción de tu anuncio y en los mensajes previos a la reserva.
¿Cómo sabe el sistema a qué plataforma oficial enviar los datos?
Durante la configuración inicial de tu cuenta en el software de check-in, deberás introducir las credenciales de tu establecimiento (ya sea de SES.HOSPEDAJES, Webpol o el cuerpo autonómico correspondiente). El sistema usará esas credenciales para rutear y firmar la petición de la API de manera automática.
¿Tengo que imprimir los partes generados automáticamente?
Depende de la solución que uses. La normativa exige custodiar los partes firmados. Si tu proveedor asegura el archivo digital inmutable y accesible durante el periodo legal de tres años, puedes prescindir del papel. Solo exportarás los PDFs si las fuerzas de seguridad lo requieren durante una inspección.
¿Puede un código PIN temporal ayudar a gestionar llegadas de madrugada?
Absolutamente. Una vez que dominas cómo enviar partes de viajeros automáticamente, el huésped completa el papeleo y paga posibles fianzas desde su país de origen. Si su vuelo sufre un retraso y llega de madrugada, simplemente introduce su PIN generado automáticamente en la cerradura y entra a dormir.