Digitalização do acesso em escritórios: benefícios chave

Digitalizar o acesso de um escritório já não é algo “do futuro”: é uma necessidade. Se você gerencia uma equipe híbrida, recebe fornecedores diariamente ou simplesmente quer deixar para trás as chaves físicas, ter um sistema de acesso inteligente facilita a vida e torna o escritório mais seguro.

Neste guia, você verá, de forma muito prática, como digitalizar o acesso em um escritório passo a passo, o que você precisa, quais portas você pode automatizar e como funciona no dia a dia. Você também verá como ferramentas como Raixer permitem gerenciar tudo a partir do celular ou de um painel web sem complicações.

1. Por que vale a pena digitalizar o acesso

Antes de entrar nos passos, é importante entender o que você ganha com esta transformação.

✔ Chega de chaves ou cartões perdidos

Com um sistema digital, você pode abrir com:

• código PIN,
• NFC,
• celular,
• cartão digital,
• ou até mesmo controle remoto.

Você esquece duplicatas, coletas, entregas ou trocas de fechadura.

✔ Flexibilidade total para equipes híbridas

Se sua equipe entra alguns dias e outros trabalha de casa, você precisa de um sistema que se adapte:

• permissões de acordo com o horário,
• acessos temporários,
• códigos que expiram,
• controle de zonas restritas.

✔ Mais controle e mais segurança

Você vê quem entra, a que horas e por onde.
Pode ativar alertas se houver tentativas falhas ou acessos fora do horário.

✔ Menos incidentes e menos tempo perdido

Você não precisa mais se deslocar para abrir a um fornecedor nem esperar o técnico.
Pode abrir pelo celular em segundos.

2. Passo 1: analise a situação atual do seu escritório

Para digitalizar o acesso, o primeiro é revisar quais pontos de entrada seu escritório possui e como os utiliza.

A. Identifique todas as portas que você deseja digitalizar

Normalmente:

• porta principal do escritório,
• portão do prédio,
• garagem,
• salas de servidores,
• escritórios privados,
• arquivo ou almoxarifado.

Cada uma pode precisar de um tipo diferente de solução.

B. Defina quem precisa entrar

Faça uma lista simples:

• funcionários fixos,
• equipe diretiva,
• limpeza,
• manutenção,
• correio,
• visitas pontuais.

Isso ajudará a configurar as permissões de forma mais organizada.

C. Verifique o tipo de fechadura que você tem

Nem todas as portas são iguais:
podem ter maçaneta, puxador, fechadura elétrica, barra antipânico…
Isso determina se você precisa de uma fechadura inteligente ou de um controlador.

3. Passo 2: escolha a solução adequada para cada porta

Aqui é onde se decide o que instalar exatamente.

✔ Fechaduras inteligentes

São ideais para as portas internas do escritório:

• salas, escritórios, almoxarifados, etc.
  Permitem abrir com PIN, NFC, app, cartão digital…

✔ Controladores de porta

São perfeitos para:

• portões de edifícios,
• garagens,
• portas com abre-portas elétrico,
• acessos comunitários.

Não é preciso trocar a fechadura; o controlador aciona o sistema elétrico existente.

✔ Combinação de ambos

O mais comum em escritórios é combinar:

• fechadura inteligente na porta interna,
• controlador para o portão ou garagem.

✔ Soluções completas como Raixer

Raixer se destaca por integrar até seis métodos de abertura e permite controlar tanto fechaduras quanto portas elétricas a partir de um mesmo painel. É muito prático para escritórios que gerenciam vários acessos ou várias equipes.

4. Passo 3: planeje a instalação

A boa notícia: digitalizar um escritório quase nunca requer obras.

Fechaduras inteligentes

São instaladas como se você trocasse uma fechadura ou maçaneta.
Tempo típico: 20–40 minutos.

Controladores

Basta conectá-los ao abre-portas elétrico.
Tempo: 30–60 minutos.

WiFi

É importante que a área tenha boa conexão.
Se não houver, basta um repetidor.

5. Passo 4: configure seu sistema de acesso digital

Aqui é onde a diferença realmente começa a ser sentida.

A. Defina usuários e permissões

Exemplos práticos:

• Funcionários: acesso de segunda a sexta-feira, das 7:00 às 22:00.
• Direção: acesso completo 24/7.
• Limpeza: horário limitado à noite.
• Fornecedores: códigos temporários.
• Visitas: acesso pontual com expiração automática.

B. Configure horários

Nada de “todo mundo pode entrar sempre”.
Programar horários aumenta muito a segurança.

C. Ative as funções de segurança

• Códigos que expiram
• Alertas para tentativas falhas
• Auditoria de acessos em tempo real

D. Conecte integrações

Você pode conectar o sistema a:

• Google Workspace,
• Microsoft 365,
• ferramentas de reserva de salas,
• CRMs para visitas,
• sistemas de alarme, etc.

Raixer possui API para conectar qualquer fluxo.

6. Passo 5: automatize tarefas para economizar tempo

Esta é uma das grandes vantagens de digitalizar o acesso.

✔ Automação 1: registro de funcionários

As permissões são criadas automaticamente quando o RH registra alguém.

✔ Automação 2: acesso remoto

Se alguém chegar fora do horário, você pode abrir pelo celular.

✔ Automação 3: códigos temporários

Para técnicos, visitas comerciais, limpeza, etc.

✔ Automação 4: fechamento programado

Em determinado horário, todas as portas são bloqueadas e o acesso é restrito.

✔ Automação 5: relatórios de acesso

Você pode receber um resumo diário ou semanal por e-mail.

7. Passo 6: treine a equipe

Você só precisa comunicar:

• como abrir com o celular, PIN ou NFC,
• o que fazer se trocarem de telefone,
• a quem pedir permissões especiais,
• como gerar um código de visita.

Um guia de boas-vindas geralmente é suficiente.

8. Passo 7: revise e ajuste

Durante as primeiras semanas é conveniente observar:

• se os horários funcionam,
• se os fornecedores entram sem problemas,
• se há alertas estranhos,
• se alguma permissão é muito ampla.

O normal é ajustar aos poucos até que tudo flua.

9. Boas práticas e erros a evitar

Boas práticas

• Defina papéis claros desde o início
• Limite o acesso por horários
• Use códigos temporários para visitas
• Revise as auditorias
• Mantenha o WiFi estável

Erros comuns

• Dar acesso 24/7 a todos
• Não revogar permissões antigas
• Não prever horários de manutenção
• Instalar hardware sem revisar compatibilidades

Digitalizar o acesso de um escritório não só melhora a segurança: também elimina incidentes, simplifica a gestão, permite automatizar processos e se adapta perfeitamente ao trabalho híbrido.

Com soluções como Raixer, você pode controlar portas, criar permissões, abrir pelo celular e gerenciar todos os acessos a partir de um único painel, sem obras e em muito pouco tempo.

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