Controlo do horário de funcionários: qual o melhor método para uma empresa?

Controlar a entrada e saída dos funcionários nos seus horários de trabalho, bem como contabilizar as suas horas extraordinárias, tornou-se obrigatório em 2019; desde então, vários sistemas de controlo horário para funcionários têm sido desenvolvidos, procurando oferecer o máximo nível de automação possível.

Controlo do horário laboral dos funcionários de uma empresa

O controlo horário nas empresas consiste em manter um registo dos horários de trabalho, do início ao fim, de cada um dos funcionários da organização; neste registo também se incluem as horas extra, os descansos e as ausências por férias. A publicação do Real Decreto-Lei 8/2019, de 8 de março confirmou a obrigatoriedade de registar e custodiar o controlo das horas trabalhadas.

Existem duas razões principais (e relacionadas entre si) para o controlo horário nas empresas: os rendimentos de contribuições para a Segurança Social e a proteção dos trabalhadores.

Com esta regulamentação, pretende-se que os funcionários contribuam por todas as horas trabalhadas, ao mesmo tempo que a Segurança Social arrecada as quotas correspondentes a essas horas: sem ir mais longe, calcula-se que em 2020, em Espanha, mais de metade das horas extraordinárias realizadas ficaram por pagar.

Além disso, estes registos devem ser custodiados durante quatro anos pelas empresas, e estar à disposição das autoridades laborais, dos funcionários e dos sindicatos; quem não cumprir esta norma expõe-se a multas entre 600 e 6.000 euros, aproximadamente.  

Melhores sistemas para o controlo horário dos trabalhadores

Sistemas manuais

É a forma clássica de controlar as horas no trabalho: para isso, tem de haver alguma pessoa ou departamento dedicado a registar cada entrada e saída de forma manual, através de algum suporte físico ou de alguma folha Excel.

A mencionada normativa não especifica o formato em que as empresas devem realizar e custodiar estes registos horários, pelo que este sistema costuma ser escolhido por empresas com poucos funcionários e com escassos recursos tecnológicos.

Sistemas de identificação

A forma mais difundida de controlar o horário é com a intervenção dos próprios funcionários, que assinalam as suas entradas e saídas valendo-se de algum método de identificação, como um cartão de acesso, a impressão digital ou através de uma aplicação localizada na intranet da empresa ou nos seus smartphones.

Sistemas automatizados

Esta ideia baseia-se num controlador de horários digital, que associa automaticamente o registo às entradas e saídas do funcionário no local de trabalho, sem requerer uma ação adicional da sua parte.

Raixer Oficinas é composto por um sistema de fechadura eletrónica vinculado a uma aplicação, de tal modo que valida o acesso de cada funcionário ao entrar ou sair do trabalho, e o associa ao sistema de registos.

O melhor sistema para controlar o horário dos funcionários será sempre o que exigir menor intervenção manual por parte da empresa ou dos próprios trabalhadores, com a finalidade de se ajustar à base jurídica que o regulamenta.

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