7 maneiras eficazes de manter a contabilidade do seu alojamento turístico

As necessidades de contabilidade de hotéis e serviços de alojamento turístico são diferentes de qualquer outro setor comercial. Porquê? Pelo facto de que, sem dúvida, a satisfação do hóspede é fundamental na contabilidade, como parte operacional do negócio. Manter um bom controlo evitará problemas inesperados e garantirá a sua eficácia e desempenho. Maximize os seus resultados, cuide da reputação da sua marca e melhore a satisfação dos seus clientes, fornecedores e pessoal com estas dicas. Aqui explicamos 7 maneiras eficazes de manter a contabilidade do seu alojamento turístico.

1. Automatize os processos ao máximo

É possível que, atualmente, a contabilidade do seu alojamento turístico ou empresa hoteleira esteja a ser afetada por um gasto desnecessário ou tarefas que estão a diminuir a eficácia do pessoal. Se tiver uma boa ferramenta e dinâmica, que lhe proporcione a máxima produtividade, poderá garantir um desempenho excelente. Funcionar com a agenda da sua equipa cheia irá impedi-lo de ver oportunidades, antecipar problemas e maximizar a produtividade de forma sustentável. Por isso, o importante é apoiar-se na tecnologia o máximo possível.Precisa de reservar horas para atender clientes, para resolver potenciais incidentes, para trabalhar na relação interpessoal dos seus colaboradores e, claro, para o marketing, a inovação e a gestão de crises. Por isso, convém ter sistemas que permitam ter uma visão global e integrada do negócio, melhorar a agilidade dos processos e demais. Por exemplo, pensa que há reuniões que podem ser resolvidas com um e-mail semanal? Também é possível que alguns e-mails possam ser evitados com o uso de algum programa de gestão de tarefas ou com uma dinâmica mais ágil de comunicação interna.Se quiser evitar os problemas inerentes à gestão de chaves, pode instalar a fechadura inteligente Raixer que lhe permite controlar os acessos dos seus hóspedes, pessoal e visitas a partir da nuvem.

2. Mantenha um bom controlo de stock

Quer se trate de gerir o alojamento, quer precise de controlar os alimentos que tem no frigorífico de cada inquilino, as toalhas, lençóis ou suprimentos de limpeza, tem de ter um sistema prático de gestão que lhe dê a profissionalidade necessária. Todos estes aspetos influenciam a experiência do hóspede e farão a diferença na sua experiência final, na reputação da sua marca e na taxa de recontratamento.Existem programas informáticos que incluem gestão de stock, desde um TPV básico até softwares mais avançados como o Salesforce, por exemplo. O importante é que escolha uma metodologia ágil que lhe permita uma gestão cómoda e fluida, tanto nos momentos de menor ritmo de trabalho como nos picos de máximo aforamento.

3. Evite surpresas de despesas imprevistas

As despesas inesperadas podem arruinar o seu negócio de alojamento turístico, e por isso o ideal é poder fazer previsões. Para isso, é crucial tomar notas e poder ter padrões repetidos de despesas fixas e, em grande medida, das variáveis. Um bom programa de  faturação online pode ser uma boa ferramenta para que não perca a perspetiva em nenhum momento de como estão os números da sua empresa. O ideal é que possa ter um controlo tão exaustivo que lhe permita detetar padrões de despesas repetidas, bem como possíveis picos de produtividade, necessidades pontuais de recursos e demais. Quanto mais visão global o programa que usar lhe oferecer, menos precisará de ir ao detalhe ou perder tempo em cálculos. Isto é importante, porque o tempo investido na contabilidade repercute diretamente nela, retirando tempo produtivo para outras tarefas necessárias no negócio que impactam na sua eficácia.

4. Cumpra todas as obrigações da lei

De nada lhe servirá ter uma contabilidade impecável se um problema legal o puder arruinar o negócio. Não negligencie aspetos burocráticos essenciais, tenha os seus funcionários em dia, reveja a segurança das suas instalações e demais. Certifique-se de fazer o correto pagamento de serviços dentro do prazo, trate bem os impostos, os registos municipais, a licença turística, os papéis do pessoal, a faturação eletrónica e a competitividade em preços. Não quererá ter de perder os lucros do seu alojamento turístico pagando advogados ou indemnizações por danos a um cliente que o possa processar, ou mesmo um funcionário. Além disso, ter tudo em dia no âmbito legal dar-lhe-á segurança, confiança e fiabilidade como empresa. Quanta mais transparência puder oferecer, melhor para a reputação da sua marca e para dormir bem à noite.Se for necessário por falta de tempo ou conhecimentos, e se tiver os recursos para isso, o ideal é contratar um serviço jurídico recorrente. Nada como contar com um especialista com conhecimentos jurídicos que o possa supervisionar, aconselhar e fazer gestões. Assim evitará possíveis complicações, ganhará tempo e, sobretudo, muita tranquilidade.

5. Garanta o circulante para o seu negócio

As faturas dos fornecedores podem ser muito caras, mas não há pior fatura do que aquela que a falta de circulante lhe vai apresentar se não se proteger dela. Evite pagar um preço irreversível por um problema de cash flow. Caso contrário, poderia ser crítico para o sucesso da sua empresa de alojamento turístico, afetando diretamente o desempenho e a experiência do cliente. Um possível intervalo de tempo sem circulante poderia implicar a deterioração da profissionalidade que o seu negócio necessita. Mais vale prevenir do que remediar, por isso uma boa prática para manter a contabilidade do seu alojamento turístico em dia é financiar faturas. Desta forma, pode otimizar o seu fluxo de caixa evitando aborrecimentos. Assim, com este ponto garantido, a sua gerência pode focar-se em agregar valor, encontrar soluções criativas, gerar mais eficiência nos processos e até desfrutar da sua profissão.Uma solução é o factoring, que permite obter linhas de desconto de faturas e letras. Também pode optar pelo confirming, ou seja, a gestão integral de pagamentos aos fornecedores.

6. Não force os seus recursos até ao limite

No alojamento turístico convém sempre ter alguma margem para situações imprevistas. Por exemplo, convém ter sempre um apartamento, espaço ou quarto livre. Se tem um negócio de alojamento turístico com capacidade suficiente para ter lucros, para além de se manter à tona, tente reservar um “ás na manga”. Nunca se sabe se pode ter uma oportunidade única, como oferecer um serviço VIP a um cliente exclusivo. O que lhe poderia oferecer se fosse o caso? Vale a pena ter uma solução para essas ocasiões, que lhe poderia trazer lucros extra e um ponto adicional de prestígio para a empresa.Por outro lado, ter uma margem de quartos ou apartamentos é crucial para hotéis e negócios de alojamento turístico. Caso contrário, é possível que um problema qualquer arruíne a satisfação de algum cliente ou a sua reputação. Tem um plano B se um cliente se queixar de algum problema num dos seus espaços para alugar? O mesmo acontece com outros recursos que convém ter sempre acima do necessário, como os relacionados com o serviço ao cliente. O que acontece se um cliente manchou as suas toalhas e precisa de toalhas novas antes do tempo? Não pode ter tudo no limite, porque poderia não conseguir dar resposta nestes casos. O ideal é que diferencie entre bens perecíveis e não perecíveis. Por exemplo, ter paralisado em stock um conjunto de lençóis ou gel de banho não lhe trará perdas. Em contrapartida, se não controlar bem o stock de alimentos com data de validade poderia ter perdas económicas.

7. Otimize os seus custos

Para além de melhorar o controlo dos seus custos fixos ou variáveis, aproveite os tempos mais tranquilos de trabalho no seu negócio para reduzir despesas desnecessárias. O primeiro passo é ter bem claro quais as despesas que são imprescindíveis para a rentabilidade do negócio e quais são opcionais. Ordenar prioridades é fundamental para tomar decisões estratégicas que o tornem muito mais competitivo.Por outro lado, também poderia procurar fornecedores mais económicos, preços melhores por compra de packs e outros. Também há empresas dispostas a negociar determinados custos, por isso tudo é uma questão de fazer contas e ver possíveis reduções de despesas. Por outro lado, é possível que os seus funcionários estejam a ser sobrecarregados com algum trabalho que não precisam de fazer, ou que tenha pessoal pouco produtivo. Melhorar nesse sentido pode ter um impacto direto nos seus lucros empresariais.Analise bem quais os funcionários que lhe estão a trazer mais rentabilidade para o negócio, e quais menos. Para além das decisões que possa tomar com eles tendo em conta também o fator humano, não se pode deixar de analisar ao detalhe o desempenho de cada um e as despesas que implica manter o seu posto, bem como a antiguidade do pessoal e demais.

Conclusão

Como vê, há uma série de passos, medidas e ferramentas que pode implementar no seu negócio de alojamento turístico para melhorar o desempenho. Certifique-se de que a sua equipa está bem formada no seguimento dos protocolos e, se for o caso, no uso da tecnologia incorporada no negócio. Aproveite os tempos de menos trabalho para essa formação e a definição de todos os processos, bem como a comunicação interna em geral.Muita sorte e muito sucesso!

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