Gestione delle cancellazioni delle prenotazioni negli alloggi turistici

In generale, non esiste una politica comune o standard per annullare una prenotazione negli stabilimenti turistici. La modalità di cancellazione è data dalle linee guida e dalle direttive di gestione che ogni sito ha. Per questo motivo, nessuno stabilimento è obbligato a seguire norme stabilite, anche se deve seguire criteri che non danneggino eccessivamente il cliente.

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La data di cancellazione

Il fattore chiave nel trattare una cancellazione di affitto vacanze o di una prenotazione alberghiera è la data della stessa. La risposta dell'hotel al cliente non può essere la stessa se questi annulla la sua camera mesi prima del suo arrivo rispetto a pochi giorni prima.A questo proposito, si possono prendere molteplici decisioni in base alla data di anticipo della cancellazione:

• Non addebitare costi se la prenotazione viene annullata con almeno una settimana di anticipo
• Addebitare il 50% del costo totale della prenotazione se la cancellazione avviene 48 ore prima dell'arrivo del cliente
• Addebitare al cliente la prima notte, nel caso in cui il soggiorno fosse lungo, se annulla nelle ultime 72 ore
• Cancellazione gratuita fino a 24-48 ore prima del giorno della prenotazione.

Le tariffe rimborsabili e non rimborsabili

Bisogna specificare molto chiaramente ai clienti quali tariffe sono rimborsabili e quali no nella politica di cancellazione. Se la tariffa non è rimborsabile, è necessario indicare ai clienti in modo chiaro che non si accettano cancellazioni, per cui bisognerebbe pagare l'intero importo della prenotazione indipendentemente da quando si verifica la cancellazione.È anche possibile essere un po' più flessibili con i clienti e indicare fino a quale data è possibile cancellare una tariffa non rimborsabile senza costi aggiuntivi. Soprattutto perché le tariffe non rimborsabili sono una strategia che fa sì che molti clienti non prenotino nella nostra struttura. Per questo motivo, questo tipo di tariffe devono essere accompagnate da offerte interessanti. Cioè, una tariffa non rimborsabile sarebbe riservata a quelle promozioni che cercano di attirare l'attenzione dei clienti a prezzi molto competitivi.Qualsiasi decisione al riguardo dipenderà da una politica di cancellazione ragionevole che appaia sempre specificata nei termini della prenotazione affinché il cliente non abbia sorprese.

La politica di cancellazione

Precisamente, è necessario rivedere periodicamente la politica di cancellazione che abbiamo nell'hotel o negli appartamenti turistici. La cosa più comune è permettere ai clienti di annullare la loro prenotazione entro le 48 ore successive al momento del pagamento. Se lo fa in questo tempo, viene rimborsato l'intero importo. Trascorso questo tempo, il rimborso sarà del 50% della prenotazione.Devi dedicare ore all'assistenza clienti, alla risoluzione di potenziali incidenti e alla gestione delle cancellazioni. Per questo, è utile avere sistemi che consentano una visione globale e integrata del business, migliorando l'agilità dei processi e altro ancora. Ti consigliamo di installare la serratura intelligente che ti permette di controllare gli accessi a distanza, effettuare la registrazione dei viaggiatori in modalità telematica, integrarsi con qualsiasi sistema PMS (channel manager) e monitorare il rumore nel tuo alloggio.In definitiva, la gestione delle cancellazioni delle prenotazioni è una questione sempre un po' controversa per i clienti. La cosa migliore in questi casi è cercare la massima flessibilità per i clienti, senza per questo vederci penalizzati come hotel.