7 modi efficaci per tenere la contabilità del tuo affitto turistico

Le esigenze contabili degli hotel e dei servizi di affitto turistico sono diverse da qualsiasi altro settore commerciale. Perché? Per il fatto che senza dubbio la soddisfazione dell'ospite è fondamentale in contabilità, come parte operativa del business. Mantenere un buon controllo ti eviterà problemi inaspettati e garantirà la tua efficacia e le tue prestazioni. Massimizza i tuoi risultati, cura la reputazione del tuo marchio e migliora la soddisfazione dei tuoi clienti, fornitori e personale con queste chiavi. Qui ti raccontiamo 7 modi efficaci per tenere la contabilità del tuo affitto turistico.

1. Automatizza i processi al massimo

È possibile che oggi la contabilità del tuo affitto turistico o della tua azienda alberghiera sia influenzata da spese inutili o da compiti che stanno sottraendo efficacia al personale. Se disponi di un buon strumento e di una buona dinamica, che ti garantisca la massima produttività, potrai assicurarti un rendimento eccellente. Funzionare con l'agenda del tuo team sempre piena ti impedirà di cogliere opportunità, anticipare problemi e massimizzare la produttività in modo sostenibile. Per questo, l'importante è affidarsi alla tecnologia il più possibile. Hai bisogno di ore da dedicare ai clienti, per risolvere potenziali inconvenienti, per lavorare sulla relazione interpersonale dei tuoi dipendenti e, naturalmente, per il marketing, l'innovazione e la gestione delle crisi. Per questo, è opportuno disporre di sistemi che permettano di avere una visione globale e integrata del business, migliorare l'agilità dei processi e altro ancora. Per esempio, credi che ci siano riunioni che possono essere risolte con un'email settimanale? È anche possibile che alcune email possano essere evitate con l'uso di un programma di gestione delle attività o con una dinamica di comunicazione interna più agile. Se vuoi evitare i problemi inerenti alla gestione delle chiavi, puoi installare la serratura intelligente Raixer che ti permette di controllare gli accessi dei tuoi ospiti, del personale e delle visite dal cloud.

2. Mantieni un buon controllo delle scorte

Sia che si tratti di gestire l'alloggio, sia che tu debba controllare gli alimenti che ha il frigorifero di ogni inquilino, gli asciugamani, le lenzuola o le forniture per la pulizia, devi avere un sistema di gestione pratico che ti dia la professionalità necessaria. Tutti questi aspetti influenzano l'esperienza dell'ospite e faranno la differenza nella sua esperienza finale, nella reputazione del tuo marchio e nel tasso di riassunzione. Ci sono programmi informatici che includono la gestione delle scorte, da un POS di base a software più avanzati come Salesforce, ad esempio. L'importante è scegliere una metodologia agile che ti permetta di gestire in modo comodo e fluido, sia nei momenti di minor ritmo di lavoro che nei picchi di massima affluenza.

3. Evita spese impreviste

Le spese inaspettate possono rovinare la tua attività di affitto turistico, ed è per questo che l'ideale è poter fare previsioni. Per questo, è fondamentale prendere appunti e poter avere schemi ripetuti delle spese fisse e, in gran parte, anche delle variabili. Un buon programma di  fatturazione online può essere un buono strumento per non perdere mai la prospettiva di come stanno i numeri della tua azienda. L'ideale è che tu possa esercitare un controllo così esaustivo da permetterti di individuare schemi di spese ripetuti, oltre a possibili picchi di produttività, esigenze di risorse puntuali e altro ancora. Più il programma che usi ti offre una visione globale, meno dovrai andare nel dettaglio o perdere tempo in calcoli. Questo è importante, perché il tempo che si investe nella contabilità si riflette direttamente su di essa, sottraendo tempo produttivo per altri compiti necessari all'attività che ne influenzano l'efficacia.

4. Rispetta tutti gli obblighi di legge

Non ti servirà a nulla tenere una contabilità impeccabile se un problema legale può rovinarti il business. Non trascurare aspetti burocratici essenziali, regolarizza i tuoi dipendenti, controlla la sicurezza delle tue installazioni e altro ancora. Assicurati di effettuare il corretto pagamento dei servizi in tempo, gestisci bene le tasse, i registri comunali, la licenza turistica, i documenti del personale, la fatturazione elettronica e la competitività dei prezzi. Non vorrai dover perdere i profitti del tuo affitto turistico pagando avvocati o indennizzi per danni a un cliente che potrebbe farti causa, o anche a un dipendente. Inoltre, gestire bene tutta la questione legale ti darà sicurezza, fiducia e affidabilità come azienda. Maggiore trasparenza potrai offrire, meglio sarà per la reputazione del tuo marchio e per dormire sonni tranquilli la notte. Se necessario per mancanza di tempo o conoscenze, e se hai le risorse per farlo, l'ideale è assumere un servizio legale ricorrente. Niente è come avere un esperto con conoscenze giuridiche che possa supervisionarti, consigliarti e fare le pratiche. Così eviterai possibili complicazioni, guadagnerai tempo e soprattutto molta tranquillità.

5. Assicurati il capitale circolante per la tua attività

Le fatture dei fornitori possono essere molto costose, ma non c'è fattura peggiore di quella che ti verrà presentata dalla mancanza di capitale circolante se non ti proteggi da essa. Evita di pagare un prezzo irreversibile per un problema di cash flow. Altrimenti, potrebbe essere critico per il successo della tua azienda di affitto turistico, influenzando direttamente il rendimento e l'esperienza del cliente. Un possibile intervallo di tempo senza capitale circolante potrebbe comportare il deterioramento della professionalità di cui la tua attività ha bisogno. Meglio prevenire che curare, quindi una buona pratica per mantenere aggiornata la contabilità del tuo affitto turistico è finanziare le fatture. In questo modo, puoi ottimizzare il tuo flusso di cassa evitando spiacevoli sorprese. Così, con questo punto garantito, la tua gestione può concentrarsi sull'apporto di valore, sulla ricerca di soluzioni creative, sulla generazione di maggiore efficienza nei processi e persino sul godere della tua professione. Una soluzione è il factoring, che consente di ottenere linee di sconto di fatture e cambiali. Puoi anche optare per il confirming, cioè la gestione integrale dei pagamenti ai fornitori.

6. Non spingere al limite le tue risorse

Nel settore degli affitti turistici conviene sempre avere un certo margine per situazioni impreviste. Ad esempio, è opportuno avere sempre un appartamento, uno spazio o una camera libera. Se hai un'attività di affitto turistico con capacità sufficiente per generare profitti, oltre a tenerti a galla, cerca di tenere un asso nella manica. Non si sa mai se potresti avere un'opportunità unica, come offrire un servizio VIP a un cliente esclusivo. Cosa potresti offrirgli in tal caso? Vale la pena avere una soluzione per queste occasioni, che potrebbe portare benefici extra e un punto aggiuntivo di prestigio all'azienda. D'altra parte, avere un margine di camere o appartamenti è fondamentale per hotel e attività di affitto turistico. Altrimenti, è possibile che un qualsiasi problema rovini la soddisfazione di qualche cliente o la tua reputazione. Hai un piano B se un cliente si lamenta di qualche problema in uno dei tuoi spazi da affittare? Lo stesso vale per altre risorse che conviene avere sempre più del necessario, come quelle legate al servizio clienti. Cosa succede se un cliente ha macchiato i suoi asciugamani e ha bisogno di ricambi prima del previsto? Non puoi avere tutto al limite, perché potresti non essere in grado di rispondere in questi casi. L'ideale è distinguere tra beni deperibili e non deperibili. Ad esempio, avere un set di lenzuola o gel doccia immobilizzato in magazzino non ti causerà perdite. Al contrario, se non controlli bene lo stock di alimenti con data di scadenza potresti avere perdite economiche.

7. Ottimizza i tuoi costi

Oltre a migliorare il controllo dei tuoi costi fissi o variabili, approfitta dei periodi di minor lavoro nella tua attività per ridurre le spese inutili. Il primo passo è avere ben chiaro quali spese sono indispensabili per la redditività dell'attività e quali sono facoltative. Ordinare le priorità è fondamentale per prendere decisioni strategiche che ti renderanno molto più competitivo. D'altra parte, potresti anche cercare fornitori più economici, prezzi migliori acquistando pacchetti e altro. Ci sono anche aziende disposte a negoziare determinati costi, quindi è tutta questione di fare i conti e vedere possibili riduzioni di spesa. Inoltre, è possibile che i tuoi dipendenti siano oberati di lavoro che non devono fare, o che tu abbia personale poco produttivo. Migliorare in questo senso può avere un impatto diretto sui tuoi profitti aziendali. Analizza bene quali dipendenti ti stanno apportando maggiore redditività all'attività, e quali meno. Al di là delle decisioni che puoi prendere con loro tenendo conto anche del fattore umano, non si può smettere di analizzare in dettaglio il rendimento di ciascuno e i costi che comporta il mantenimento del loro posto, così come l'anzianità del personale e altro.

Conclusione

Come vedi, ci sono una serie di passi, misure e strumenti che puoi implementare nella tua attività di affitto turistico per migliorare le prestazioni. Assicurati che il tuo team sia ben formato nel seguire i protocolli e, nel caso, nell'uso della tecnologia incorporata nell'attività. Approfitta dei tempi di minor lavoro per questa formazione e la definizione di tutti i processi, così come la comunicazione interna in generale. In bocca al lupo e tanto successo!

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