Contrôle des horaires des employés : quelle est la meilleure méthode pour une entreprise ?

Le contrôle des entrées et sorties des employés pendant leurs journées de travail, ainsi que le décompte de leurs heures supplémentaires, est devenu obligatoire en 2019 ; depuis lors, divers systèmes de contrôle des horaires pour les employés ont été développés, visant à offrir le plus haut niveau d'automatisation possible.

Contrôle des horaires de travail des employés d'une entreprise

Le contrôle des horaires dans les entreprises consiste à maintenir un registre des journées de travail, du début à la fin, de chacun des employés de l'organisation ; ce registre inclut également les heures supplémentaires, les pauses et les absences pour vacances. La publication du Décret-loi royal 8/2019, du 8 mars a confirmé l'obligation d'enregistrer et de conserver ce contrôle des heures travaillées.

Il y a deux raisons principales (et liées entre elles) au contrôle des horaires dans les entreprises : les revenus des cotisations de la Sécurité Sociale et la protection des travailleurs.

Cette réglementation vise à ce que les employés cotisent pour toutes les heures travaillées, tandis que la Sécurité Sociale perçoit les cotisations correspondantes à ces heures : en 2020, en Espagne, on estime que plus de la moitié des heures supplémentaires effectuées n'ont pas été payées.

De plus, ces registres doivent être conservés pendant quatre ans par les entreprises, et être à la disposition des autorités du travail, des employés et des syndicats ; ceux qui ne respectent pas cette norme s'exposent à des amendes d'entre 600 et 6 000 euros, environ.  

Meilleurs systèmes pour le contrôle des horaires des travailleurs

Systèmes manuels

C'est la manière classique de gérer le contrôle des heures au travail : pour cela, il doit y avoir une personne ou un service dédié à enregistrer chaque entrée et sortie manuellement, via un support physique ou une feuille Excel.

La réglementation mentionnée ne spécifie pas le format dans lequel les entreprises doivent effectuer et conserver ces registres horaires, c'est pourquoi ce système est souvent choisi par les entreprises ayant peu d'employés et peu de ressources technologiques.

Systèmes d'identification

La manière la plus répandue de gérer le contrôle des horaires est avec l'intervention des employés eux-mêmes, qui pointent leurs entrées et sorties en utilisant une méthode d'identification, comme une carte d'accès, une empreinte digitale ou via une application localisée sur l'intranet de l'entreprise ou sur leurs smartphones.

De manière similaire aux méthodes manuelles, ce système requiert la proactivité de l'employé pour être précis à 100 %.

Systèmes automatisés

Cette idée est basée sur un contrôleur d'horaires digital, qui associe automatiquement le pointage aux entrées et sorties de l'employé dans le centre de travail, sans nécessiter d'action supplémentaire de sa part.

Raixer Oficinas est composé d'un système de serrure électronique lié à une application, de telle sorte qu'il valide l'accès de chaque employé en entrant ou en sortant du travail, et l'associe au système de pointage.

Le meilleur système pour gérer le contrôle des horaires des employés sera toujours celui qui nécessite le moins d'intervention manuelle de la part de l'entreprise ou des travailleurs eux-mêmes, afin de se conformer à la base juridique qui le régit.

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