Welcome Books: Ihre Gäste werden sich wie im Four Seasons fühlen

Für diesen Artikel über Welcome Books (auch Guest Books genannt) arbeiten wir mit einem anderen Start-up zusammen, das ebenfalls eng mit der Welt der Ferienvermietung verbunden ist. Dieser Artikel wurde von Jorge Melo, CMO von Cohosting, einer Plattform, die alles rund um die Kommunikation und Buchung von Zusatzleistungen zum Aufenthalt der Gäste in touristischen Unterkünften automatisiert und maximiert.

Es ist niemandem entgangen, wie sehr sich der Tourismus in den letzten Jahren verändert hat. Obwohl sich die meisten von uns noch daran erinnern, wie wir noch vor einem Jahrzehnt gereist sind.

Die Zeit, in der man ins Reisebüro gehen, sich mit jemandem zusammensetzen musste, der einem mehrere riesige Bücher und Prospekte mit vielen Fotos vorlegte und im Grunde zuhörte, woraus jedes Paket bestand, bis man sich für eines entschied.

Wenn ich bei einem dieser Besuche im Reisebüro dem diensthabenden Agenten erzählt hätte, dass sein Job in nur 5 Jahren praktisch verschwinden würde oder, und nicht nur das, dass der Tourismus selbst kurz vor einem beispiellosen Wandel stünde, dass die Leute nicht mehr in Hotels übernachten würden, um stattdessen in den Häusern von Einheimischen zu wohnen, oder dass das größte Beherbergungsunternehmen der Welt kein einziges eigenes Objekt besitzen würde…

Wahrscheinlich hätte er mich für verrückt gehalten.

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Nicht alles im Tourismus hat sich in diesen Jahren verändert

Doch es spielt kaum eine Rolle, was der Reiseagent gedacht hätte, denn die Realität ist, wie sie ist, und heute bietet Airbnb allein ein größeres Angebot an Unterkünften als die fünf größten Hotelketten weltweit, mehr als vier Millionen verschiedene Möglichkeiten, die Nacht zu verbringen. Das klingt schnell gesagt, bedeutet aber viel.

Aber es ist nicht nur die Anzahl der Unterkünfte, die beeindruckt.

In nur zehn Jahren haben die Gastgeber, die ihre Unterkünfte über die Plattform inserieren, mehr als 300 Millionen Menschen beherbergt, eine umso unglaublichere Zahl, wenn man bedenkt, dass Airbnb in den letzten fünf Jahren wirklich durchgestartet ist.

Kurz gesagt, die Art und Weise und der Ort, an dem wir wohnen, haben sich geändert, aber hat sich alles beim Touristen geändert?

Nein.

Obwohl wir jetzt bei José Manuel übernachten, wenn wir nach Sevilla reisen, erwarten wir, dass José Manuel uns so behandelt, wie ein Hotel uns behandeln würde.

Und José Manuel hat nicht die Ressourcen, die ein Hotel hat, noch hätte er sich ursprünglich vorgestellt, dass er zu einer Gastfreundschaftsmaschine werden müsste, als er sein Objekt vor ein paar Jahren zum ersten Mal auf der Plattform inserierte.

Tatsächlich war, ist und bleibt es ein Eckpfeiler der Airbnb-Strategie, dass Eigentümer und Verwalter, die ihre Objekte inserieren, lernen, wie wichtig guter Service und Gastfreundschaft sind.

Nicht umsonst ist José Manuel ein Airbnb Plus. Eine Kategorie, die Airbnb vor einiger Zeit eingeführt hat, um alle jene Gastgeber zu unterscheiden, denen guter Service und Gastfreundschaft wichtig sind, um ihre Buchungen zu erhöhen und sie vom Rest abzuheben.

Wie Sie sehen können, geht der Trend eindeutig zugunsten derjenigen, die einen guten Service bieten (wie José Manuel), derjenigen, die sich darum kümmern, eine Reihe von Ideen oder Möglichkeiten für Aktivitäten während des Aufenthalts ihrer Gäste anzubieten (daher das Hinzufügen von Erlebnissen und Restaurants zum Airbnb-Angebot).

Gastgeber, die sich wirklich bemühen, alle Wünsche der Gäste zu erfüllen und ein vollständig personalisiertes Erlebnis zu bieten, werden bevorzugt.

Kurz gesagt, sie kümmern sich um die Gastfreundschaft.

https://www.youtube.com/watch?v=KnltyNbgSu0

Was es wirklich bedeutet, gastfreundlich zu sein, wenn man ein Ferienapartment besitzt

Da wir bisher nur Airbnb als Motor des Tourismuswandels erwähnt haben, bleiben wir auf der gleichen Linie und untersuchen, welche Faktoren der digitale Gigant als Schlüssel für eine Gastfreundschaftsmaschine ansieht.

Um die Kategorie Superhost zu erreichen, müssen Sie, abgesehen davon, dass Sie mindestens 10 Personen beherbergt haben, im Wesentlichen auf praktisch alles antworten, was man Sie fragt. Tatsächlich wird verlangt, dass Sie auf mindestens 90 % der eingehenden Nachrichten antworten.

Neben der Beantwortung aller Fragen sind die Bewertungen Ihrer Gäste ebenfalls ein entscheidender Faktor. Es wird nicht umsonst verlangt, bei mindestens 80 % der Bewertungen, die Ihnen hinterlassen werden, eine 5-Sterne-Bewertung zu erhalten, vorausgesetzt, mindestens die Hälfte Ihrer Gäste hat eine Bewertung hinterlassen.

Fast nichts.

Und zum Schluss: Kündigen Sie niemals eine bereits bestätigte Buchung.

Was Airbnb zu vermitteln versucht, ist, wenn man es aus der Ferne betrachtet, ziemlich einfach.

Ihr Gast verdient das Beste, und es ist Ihre Aufgabe, ihm ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.

Geben Sie sich Mühe. Nicht mehr, nicht weniger.

Glücklicherweise hat sich um Airbnb herum ein ganzes Ökosystem von Start-ups und Unternehmen entwickelt, die davon leben, Lösungen für Bedürfnisse anzubieten, die zuvor nicht existierten und die durch all die Veränderungen in diesen Jahren entstanden sind.

Eines dieser Tools, und das, was wir in diesem Artikel hervorheben werden, sind die Willkommensbücher, Welcome Books oder Guest Books.

Was ist ein Welcome Book und wie wird es verwendet?

Kennen Sie die bunte Mischung aus Flyern mit Aktivitäten oder Empfehlungen, Stadt- oder U-Bahn-Plänen und Dokumenten mit Hausregeln, die der Gastgeber im Apartment für den Gast zum Lesen hinterlässt?

Wir wissen alle, wovon wir reden.

Manchmal sind diese Flyer einfach nur das, eine Sammlung von Prospekten verschiedener Unternehmen in der Gegend ohne erkennbares Kriterium, und manchmal handelt es sich um viel aufwändigere Inhalte wie gedruckte Stadtführer, die speziell vom Gastgeber erstellt wurden.

Ein Welcome Book, oder auch Guestbook genannt, ist nicht mehr und nicht weniger als eine digitale Version dieser Sammlung persönlicher Empfehlungen, die Sie Ihren Gästen anbieten.

Hier können Sie ein Beispiel eines Guest Books für ein zufälliges Apartment in Madrid sehen, das von Cohosting erstellt wurde.

Da es jedoch digital ist, können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die das Internet bietet: Sofortigkeit, Autonomie und Allgegenwart.

Im Grunde erfordert es nicht die physische Anwesenheit des Gastes in der Unterkunft, um es zu sehen, da Sie es per E-Mail oder jedem Online-Medium senden können, damit er es von zu Hause aus genießen kann.

Mit einem Welcome Book können Ihre Gäste ihren Aufenthalt vollständig organisieren, ohne überhaupt am Ziel angekommen zu sein, Wochen oder sogar Monate vor ihrer Ankunft.

Darüber hinaus erhalten Sie je nach dem Unternehmen, das Sie für die Erstellung Ihres Welcome Books verwenden, unterschiedliche Vorteile.

Bei Cohosting kümmern wir uns zum Beispiel unter anderem darum, Handelsabkommen mit verschiedenen lokalen Anbietern der gefragtesten und aufwändigsten Dienstleistungen abzuschließen.

Wir wissen, dass am Ende, und um auf unseren Freund José Manuel zurückzukommen, der Gastgeber weder Zeit noch Ressourcen hat, um Anbieter für alle möglichen Dienstleistungen zu finden, die die Gäste anfordern könnten.

Deshalb schließen wir Vereinbarungen mit Dienstleistern wie Transfers, Babysittern, Touren, Aktivitäten und Erlebnissen, Restaurantbuchungen und vielem mehr ab und stellen Ihnen diese vollständig zur Verfügung, nicht nur um sie Ihren Gästen anzubieten, sondern auch um mit jeder Buchung Geld zu verdienen.

Vorteile eines digitalen Guestbooks

Wie praktisch alles, was digitalisiert wird, bietet das Welcome Book eine Reihe klarer Vorteile, wenn es nicht mehr ein Haufen Flyer ist und vollständig online wird.

Kommunikation vor der Anreise

Einer der Hauptvorteile eines digitalen Welcome Books ist die Möglichkeit, Ihr gesamtes Angebot an Zusatzleistungen sowie das kulturelle Angebot lange vor der Ankunft in der Unterkunft zu kommunizieren.

Man muss bedenken, dass der Gast in der Vergangenheit erst am Zielort von den zusätzlichen Angeboten der Unterkunft erfuhr.

Normalerweise informiert das Team, das für die Begrüßung der Touristen zuständig ist, beim Check-in über die verschiedenen Aktivitäten, falls dies überhaupt geschieht, oder wenn der Gastgeber sich die Mühe gemacht hat, Flyer, Karten oder ähnliches in der Unterkunft zu hinterlassen, findet der Tourist auch Informationen über dieses Angebot an Zusatzleistungen.

Mit einem digitalen Welcome Book beginnt die Kommunikation Ihres zusätzlichen Angebots sofort nach der Buchung.

Einhaltung der Gesetze

Es entgeht niemandem, dass eine der größten Sorgen vieler Verwalter und Gastgeber die ständige Einhaltung der Gesetze ist.

Obwohl es oft unbemerkt bleiben mag, ist es für alle Gastgeber zwingend erforderlich, allen Gästen eine Reihe von Telefonnummern und spezifische Informationen zur Verfügung zu stellen. Oft ist die Beschaffung dieser Informationen nicht einfach, ganz zu schweigen von den Fällen, in denen man nicht einmal weiß, dass diese Informationen obligatorisch abgegeben werden müssen.

In diesem Sinne hilft Ihnen ein Guest Book, das Gesetz einzuhalten, indem es all diese notwendigen Informationen sammelt, und in einigen Fällen wird der obligatorische Inhalt sogar standardmäßig generiert, sodass der Gastgeber ihn nicht suchen, finden und hochladen muss.

Erschließung einer neuen Einkommensquelle

Traditionell stammen in der Hotellerie 10 bis 15 % der Einnahmen aus Provisionen für den Verkauf von Dienstleistungen.

Stellen wir uns die Situation vor.

Stellen Sie sich das typische Bild vor, wie der Gast an der Rezeption des Hotels einen Tisch im Restaurant oder ein Taxi zum Flughafen reservieren möchte.

Jedes Mal, wenn das Hotel eine dieser Dienstleistungen verkauft, erhält es eine Provision.

Dies ist möglich, weil das Hotel zuvor Handelsabkommen mit verschiedenen Dienstleistern geschlossen hat. Das Hotel schickt ihnen Kunden, und die Anbieter geben ihm einen Teil des Preises als Dankeschön.

Hotels konnten solche Abkommen dank ihrer erheblichen Geschäftskapazität schließen; für den Eigentümer einer Airbnb-Unterkunft, der weder so viel Zeit noch so viel kommerzielle Stärke hat, ist dies jedoch nicht so einfach.

Mit einem Welcome Book erhalten Sie Zugang zu einer Reihe von Geschäftsvereinbarungen mit lokalen Anbietern, die Ihnen helfen, eine neue Einnahmequelle zu erschließen, während Sie gleichzeitig das Erlebnis Ihrer Gäste verbessern.

Verbesserung des Gästeerlebnisses und ihrer Autonomie

Denn heutzutage steht die Personalisierung im Vordergrund. Jeder Gast, der in Ihrer Unterkunft übernachtet, erwartet, dass sein Aufenthalt einzigartig und besonders ist.

Tatsächlich geht es nicht nur um den Aufenthalt, sondern um die gesamte Reise.

Und auch wenn es nicht immer fair erscheint, trägt der Gastgeber eine große Verantwortung in dieser ganzen Angelegenheit.

Mit einem Guest Book gibt der Gastgeber den Gästen Autonomie, indem er ihnen, mit dem Wissen um alles, was sie tun, sehen und buchen können, die Möglichkeit gibt, selbst und ohne Druck zu entscheiden, was sie wirklich tun möchten und wie sie es tun möchten. Es ist zweifellos ein sehr mächtiges Werkzeug, um das personalisierte Erlebnis jedes Gastes zu verbessern und zu maximieren.

Ihre Informationen, nachhaltig

Wie bereits mehrfach in diesem Artikel erwähnt, hat sich der Tourist in den letzten Jahren stark verändert.

Eine dieser wichtigsten Veränderungen betrifft sein Bewusstsein für das Reiseziel.

Es scheint, dass die Welt allmählich erkennt, wie wichtig es ist, den Planeten zu schützen, und auch wenn die Handlungen noch so klein sind, werden Ihre Gäste es schätzen, dass Sie Ihr Angebot nachhaltig gestalten.

Wenn Sie ihnen statt eines Bergs von Flyern und Karten eine Webseite geben, sparen Sie der Erde etwas Gutes und gewinnen als verantwortungsbewusster und bewusster Gastgeber.

Im Ganzen wird uns klar, dass sich die Zeiten geändert haben und damit auch viele Dinge im allgemeinen Tourismus und insbesondere beim Touristen.

Obwohl wir jetzt die traditionellen Reisebüros und das All-Inclusive vergessen haben und von der Unterbringung im Hotel zum Haus eines Einheimischen übergegangen sind, ist klar, dass der Gast immer noch verlangt, um nicht zu sagen fordert, dass der Gastgeber dem Hotel ebenbürtig ist.

Das Gastgewerbe ist bei Ihnen eingezogen, um zu bleiben.

Tools und Software für Guest Books

Hostfully

Hostfully bietet seinen Kunden sehr gut gestaltete Online-Guest Books. Sie können Ihr eigenes Guest Book nur mit dem Browser personalisieren und bearbeiten. Sobald es fertig ist, teilen Sie einen einzigen Link mit Ihren Gästen, die ihn auf ihren Telefonen öffnen können. Sie können ihn auch ausdrucken.

Die Software für Guest Books von Hostfully ist kostenlos, es sei denn, Sie benötigen die Pro-Version, die 9,99 $ pro Monat kostet.

https://www.youtube.com/watch?v=UxSOKvlAbwI

Touchstay

Touchstay funktioniert sehr ähnlich wie die zuvor genannte Software für Guest Books oder Guide Books. Alle Inhalte sind an einer einzigen Adresse gespeichert und für Ihre Gäste zugänglich. Ihre mobile Anwendung bündelt alle Inhalte in einem sehr gepflegten Design. So können Sie Ihr Guest Book mit einem einfachen Link teilen. Die Gäste müssen die App nicht herunterladen.

Schließlich können Sie mit Touchstay TripAdvisor-Bewertungen zu Ihren persönlichen Tipps und Empfehlungen hinzufügen, zusätzlich zu denen von Google Places. Das Abonnement beginnt bei 6,99 $ pro Monat.

https://www.youtube.com/watch?v=acUNXBlDSTc

Cohosting

Cohosting ist unsere bevorzugte Empfehlung zum Erstellen digitaler Guide Books. Diese Plattform automatisiert und maximiert alles rund um die Kommunikation und Buchung von optionalen Dienstleistungen für den Aufenthalt von Gästen in touristischen Unterkünften.

Es ist nicht nur in Spanien entwickelte Software, sondern sie haben auch einen kostenlosen Plan. Die kostenpflichtigen Pläne beinhalten einen Prozentsatz, bei dem die Gastgeber 10 % des UVP der auf der Plattform getätigten Buchungen erhalten. Was will man mehr?

https://youtu.be/OnLREo-AorE