Mitarbeiterzeiterfassung: Welches ist die beste Methode für ein Unternehmen?

Die Erfassung der An- und Abwesenheit von Mitarbeitern während ihrer Arbeitszeit sowie die Zählung ihrer Überstunden wurde 2019 obligatorisch; seitdem wurden verschiedene Systeme zur Mitarbeiterzeiterfassung entwickelt, die ein Höchstmaß an Automatisierung bieten sollen.

Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern eines Unternehmens

Die Zeiterfassung in Unternehmen besteht darin, die Arbeitszeiten, von Beginn bis Ende, jedes Mitarbeiters des Unternehmens zu protokollieren; dieses Protokoll umfasst auch Überstunden, Pausen und Urlaubsabwesenheiten. Die Veröffentlichung des Königlich-Dekrets-Gesetzes 8/2019 vom 8. März bestätigte die Verpflichtung zur Registrierung und Aufbewahrung dieser Arbeitszeitnachweise.

Es gibt zwei Hauptgründe (und miteinander verbundene) für die Zeiterfassung in Unternehmen: die Einnahmen aus Sozialversicherungsbeiträgen und der Schutz der Arbeitnehmer.

Mit dieser Regelung soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter alle geleisteten Stunden angeben, während die Sozialversicherung die entsprechenden Beiträge für diese Stunden einzieht: In Spanien wurden beispielsweise im Jahr 2020 mehr als die Hälfte der geleisteten Überstunden nicht bezahlt.

Darüber hinaus müssen diese Aufzeichnungen von den Unternehmen vier Jahre lang aufbewahrt und den Arbeitsbehörden, Mitarbeitern und Gewerkschaften zur Verfügung gestellt werden; wer diese Norm nicht erfüllt, riskiert Bußgelder zwischen ungefähr 600 und 6.000 Euro.  

Die besten Systeme zur Mitarbeiterzeiterfassung

Manuelle Systeme

Dies ist die klassische Art der Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Dazu muss eine Person oder Abteilung damit beauftragt sein, jede An- und Abwesenheit manuell zu registrieren, entweder auf physischen Unterlagen oder in einer Excel-Tabelle.

Die genannte Vorschrift gibt das Format nicht vor, in dem Unternehmen diese Arbeitszeitnachweise erstellen und aufbewahren müssen, daher wird dieses System oft von Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und geringen technologischen Ressourcen gewählt.

Identifikationssysteme

Die am weitesten verbreitete Methode zur Zeiterfassung ist die Beteiligung der Mitarbeiter selbst, die ihre An- und Abwesenheit mithilfe einer Identifikationsmethode erfassen, wie z.B. einer Zugangskarte, einem Fingerabdruck oder über eine Anwendung im Firmenintranet oder auf ihren Smartphones.

Ähnlich wie bei manuellen Methoden erfordert dieses System die Proaktivität des Mitarbeiters, um 100 % präzise zu sein.

Automatisierte Systeme

Diese Idee basiert auf einem digitalen Zeiterfassungscontroller, der die Erfassung automatisch mit den An- und Abwesenheiten des Mitarbeiters am Arbeitsplatz verbindet, ohne dass eine zusätzliche Aktion von seiner Seite erforderlich ist.

Raixer Oficinas besteht aus einem elektronischen Schließsystem, das mit einer Anwendung verbunden ist, so dass es den Zugang jedes Mitarbeiters beim Betreten oder Verlassen der Arbeit validiert und mit dem Zeiterfassungssystem verknüpft.

Das beste System zur Mitarbeiterzeiterfassung ist immer dasjenige, das den geringsten manuellen Eingriff seitens des Unternehmens oder der Mitarbeiter selbst erfordert, um den gesetzlichen Grundlagen, die es regeln, gerecht zu werden.

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