Gästeanmeldeformulare und Gästeregister

Im heutigen Beitrag erklären wir Ihnen, was Einreiseanmeldungen und das Gästeregister sind. Die Aktualisierung dieser beiden Dokumente in jeder von Ihnen verwalteten Touristenunterkunft ist unerlässlich, um die Gesetzgebung einzuhalten.

Kann die Einreiseanmeldung elektronisch unterschrieben werden? Welche Dokumente muss ich vom Gast während des Check-ins anfordern? Welche Fristen habe ich, um die Unterschrift zu erhalten? Sind meine internationalen Gäste auch verpflichtet, im Gästeregister aufgeführt zu werden? Wie lange muss der Gastgeber die Dokumente aufbewahren?

Heute werden wir darüber sprechen, was die Einreiseanmeldung für Reisende ist und wie sie mit dem Gästebuch Ihrer Touristenunterkunft oder Ihres Airbnb im Jahr 2023 zusammenhängt. Außerdem sprechen wir über die gesetzlichen Anforderungen der verschiedenen Verwaltungen. Insbesondere der Sicherheitskräfte (Polizei, Guardia Civil, Ertzaintza, Lokalpolizei oder Mossos d'Esquadra). Abschließend erklären wir Ihnen, welche Methoden es gibt, um diese Dokumente für den Check-in von Reisenden auszufüllen.

Einreiseanmeldungen für Reisende

Das Königliche Dekret 933/2021 hat 2023 neue Pflichten für die Registrierung von Reisenden eingeführt, die die Anforderung bestimmter Gastdaten umfassen.

Die Einreiseanmeldung für Reisende ist ein Dokument, das Informationen sowohl über die Touristenunterkunft als auch über den Gast oder Reisenden erfasst. Die Verantwortlichen, die dieser Pflicht unterliegen, müssen ein elektronisches Register führen, das die im Anhang I des Königlichen Dekrets 933/2021 festgelegten Daten enthält. Insbesondere muss es Folgendes enthalten:

Daten des Vermietungsunternehmens:

• Name oder Firmenname des Inhabers
• CIF oder NIF
• Gemeinde
• Provinz
• Festnetz- und/oder Mobiltelefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Website des Unternehmens
• URL zur Identifizierung der Anzeige

Daten der Einrichtung:

• Art der Einrichtung
• Bezeichnung
• Vollständige Adresse
• Postleitzahl
• Ort und Provinz

Daten der Reisenden in der Einreiseanmeldung:

• Name oder Firmenname
• Erster Nachname
• Zweiter Nachname
• Geschlecht
• Nummer des Personalausweises
• Art des Dokuments (DNI, Reisepass, TIE, NIF)
• Nationalität
• Geburtsdatum
• Ort des gewöhnlichen Aufenthalts
  – Vollständige Adresse
  – Ort
  – Land

• Festnetztelefon
• Mobiltelefon
• E-Mail
• Anzahl der Reisenden
• Verwandtschaftsverhältnis zwischen den Reisenden (falls Minderjährige darunter sind)

Transaktionsdaten:

• Vertragsdaten
  – Referenznummer
  – Datum
  – Unterschriften

• Daten zur Vertragsdurchführung
  – Datum und Uhrzeit des Check-ins
  – Datum und Uhrzeit des Check-outs

• Immobiliendaten
  – Vollständige Adresse
  – Anzahl der Zimmer
  – Internetverbindung (ja/nein)

• Zahlungsdaten
  – Art (Barzahlung, Kreditkarte, Zahlungsplattform, Überweisung...)
  – Identifikation des Zahlungsmittels: Kartentyp und -nummer, IBAN Bankkonto, mobile Zahlungslösung, andere
  – Inhaber des Zahlungsmittels
  – Ablaufdatum der Karte
  – Datum der Zahlung

Gästebuch für Ferienwohnungen

Das Gästebuch für Ferienwohnungen ist die Zusammenstellung der Einreiseanmeldungen, die chronologisch geordnet in Paketen von 100 bis 500 Stück vorliegen. Mit anderen Worten, eine Sammlung von 100 bis 500 Einreiseanmeldungen ist das Gästebuch. Einfach, oder?

Das Gästebuch muss mindestens drei Jahre ab dem Datum des letzten Eintrags im Buch aufbewahrt werden. Die Sicherheitskräfte können es jederzeit vom Gastgeber anfordern.

Wie man den Einreiseteil und das Gästebuch für Reisende erstellt

In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie das Anmeldeformular für Reisende erstellen – und natürlich das Gästebuch vervollständigen. Zuerst schauen wir uns an, was die Vorschriften zur Reiseregistrierung besagen:

1. Die Formulare für die Einreiseanmeldung von Reisenden müssen dem Anhang entsprechen und von den Einrichtungen erstellt werden.
2. Die Einrichtungen können die Formulare für die Einreiseanmeldung manuell oder computergestützt ausfüllen, aber der Reisende muss das Formular unbedingt unterschreiben.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, die Informationen für das Einreiseformular vom Reisenden oder Gast anzufordern (einschließlich der Unterschrift), entweder persönlich oder elektronisch.

Vorlage für die Einreiseanmeldung von Reisenden im PDF-Format

Die klassische Art, die Einreiseanmeldung für Reisende zu erstellen, ist von Hand. Sie drucken das Formular aus, füllen es mit den entsprechenden Daten aus und lassen es von Ihrem Gast unterschreiben. 

Sobald die Einreiseanmeldung ausgefüllt ist, muss sie der Nationalpolizei oder Guardia Civil (oder den autonomen Polizeibehörden – die dafür zuständig sind) innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft des Gastes gemeldet werden. Es gibt 4 Möglichkeiten, die Einreiseanmeldungen von Reisenden bei der Polizei einzureichen:

1. Zwei Kopien des Registrierungsblattes direkt einzureichen oder per Post zu versenden. Eine Kopie geht an die Polizei und die andere wird gestempelt an die Einrichtung zurückgeschickt.
2. Den Reiseregistrierungsbogen per Fax versenden
3. Physische Geräte (CD, USB-Sticks etc.) mit diesen gestempelten Dokumenten bei Polizeidienststellen abgeben.
4. Dateien mit den Einreiseanmeldungen über das Internet übermitteln.

Webpol oder E-Hotel

Webpol oder E-Hotel ist eine Plattform der Generaldirektion der Polizei, die die Registrierung von Reisenden ermöglicht, ein obligatorischer Prozess, den die Verwalter von Ferienwohnungen erfüllen müssen. Sie sind verpflichtet, Gästen, die älter als 16 Jahre sind, zu identifizieren und den Behörden deren Ankunft zu melden.

Dazu wird ein sogenanntes Reiseregister erstellt, und die Ankunft des Gastes muss innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in gemeldet werden. Diese Registrierung muss der Guardia Civil, der lokalen Polizei oder der nationalen Polizei mitgeteilt werden.

Und warum ist das so wichtig? Wenn der Identifizierungsprozess nicht eingehalten wird, drohen den Verwaltern von Ferienunterkünften erhebliche Strafen von 600 € bis zu 30.000 €, gemäß den Bestimmungen des Organgesetzes 4/2015. Die Höhe der Strafe hängt davon ab, ob es sich um ein leichtes oder schwerwiegendes Vergehen handelt.

Wie muss die Reiseregistrierung in Webpol erfolgen?

Wie bereits erwähnt, ist der Wohnungsverwalter verpflichtet, ein Reiseregister zu erstellen, das Gäste über 16 Jahren umfasst – in einigen autonomen Gemeinschaften müssen auch Minderjährige unter diesem Alter berücksichtigt werden.

Diese Registrierung erfolgt mithilfe eines offiziellen Formulars mit der Referenz INT/1922/2003. Es kann online über diesen Link des Ministeriums heruntergeladen, ausgefüllt und ausgedruckt werden.

Die bei der Registrierung erhaltenen Daten müssen vom Verwalter gespeichert und auch der Polizei übermittelt werden. Zuvor muss man sich bei der entsprechenden Polizeidienststelle anmelden, je nach Standort der Unterkunft.

Was ist erforderlich, damit der Manager die Webpol-Registrierung vornimmt?

Es ist zu beachten, dass dieser Antrag nur persönlich gestellt werden kann und folgende Dokumente vorgelegt werden müssen:

• Identitätsdokument: DNI oder gleichwertig, oder falls zutreffend, eine Vertretungsbefugnis genügt.
• Verantwortliche Erklärung über die Tätigkeit: Es handelt sich um dieselbe Kopie, die Tourismus vorgelegt wurde.
• Grundstücksurkunden, einfache Noten oder Verträge.

Wie wird der Fragebogen des Reisenden abgegeben?

Es gibt 4 Möglichkeiten, die Formulare einzureichen:

• 👮 Persönlich: Dies erfolgt auf der Polizeistation, und es müssen 2 Kopien des Registrierungsbogens mitgebracht werden.
• ✉️ Per Post: Die Übergabe per Post ist nur möglich, wenn wir in einer Gemeinde wohnen, die keine Polizeidienststelle hat.
• 📠 Per Fax: Benutzt außer Paquita Salas wirklich noch jemand Fax?
• 💻 Online: Über die Webpol-Plattform, die es ermöglicht, die Daten online zu übermitteln.

Wie lange muss das Gästebuch aufbewahrt werden?

Jedes Gästebuch kann ein Minimum von 100 Seiten und ein Maximum von 500 haben, bevor das nächste begonnen wird. Sie müssen zwingend 3 Jahre ab dem Ausstellungsdatum des letzten Eintrags aufbewahrt werden.

Der Eigentümer oder die Verwaltungsgesellschaft muss die Formulare physisch und nicht nur digital aufbewahren.

Apps für Einreiseanmeldungen von Reisenden

Für die vierte Art der Einreichung der Reiseteile – online – müssen Sie die Websites der Polizei (e-Hotel) oder der Guardia Civil (Hospederías) nutzen. Ist die Nutzung ein Albtraum? Tatsächlich! Die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung sind schrecklich.

Deshalb sind Apps zur Erstellung von Einreiseanmeldungen für Reisende und des Gästebuchs so populär geworden. Wir erzählen Ihnen alles darüber im nächsten Abschnitt!

Diese Anwendungen ermöglichen es, die Übermittlung von Reiseteilen sowie die Datenerfassung (unter Verwendung der Buchungsdaten) und die Speicherung des Gästebuchs in der Cloud zu beschleunigen.

Die meisten dieser Apps funktionieren sehr ähnlich:

1. Dem Gast wird ein Link geschickt, damit er seine Handykamera zum Scannen seines Ausweisdokuments verwenden und auf dem Bildschirm unterschreiben kann.
2. Die App verarbeitet diese Daten und wandelt die Bilder in Text um. Diese Informationen werden automatisch zum Ausfüllen der Einreiseanmeldung verwendet.
3. Sobald die Einreiseanmeldung ausgefüllt ist, wird sie in der Cloud gespeichert und bildet ein Gästebuch.

Zum Beispiel ermöglicht Ihnen das intelligente Schloss Raixer das Öffnen von Türen aus der Ferne und auch die Automatisierung des Check-in-Managements, indem es den Service der Reiseregistrierung (vor der Ankunft) und die nachträgliche automatische Übermittlung an die Polizei (am Anreisetag) anbietet.

Zusammenfassung: Einreiseanmeldung und Reiseregistrierung

Das Ausfüllen der Einreiseanmeldung und das Führen des Reiseregisters ist eine etwas zeitaufwendige Aufgabe. Es gibt jedoch Apps und technologische Lösungen, die Ihnen bei den bürokratischen Aufgaben helfen. Zusammenfassend:

• Die Unterschrift der Gäste auf den Einreiseanmeldungen ist obligatorisch, zusätzlich zu weiteren Informationen über sie.
• Die Einreiseanmeldung muss spätestens 24 Stunden nach dem Check-in des Gastes ausgefüllt werden.
• Der Gastgeber muss die Einreiseanmeldungen in Paketen von 100 oder 500 Stück aufbewahren. Dieses Dokument wird als Gästebuch bezeichnet.

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