Digitalisierung des Zugangs in Büros: Die wichtigsten Vorteile

Die Digitalisierung des Bürozugangs ist kein „Zukunftstraum“ mehr, sondern eine Notwendigkeit. Egal, ob Sie ein hybrides Team verwalten, täglich Lieferanten empfangen oder einfach nur physische Schlüssel abschaffen möchten – ein intelligentes Zugangssystem macht das Leben leichter und das Büro sicherer.

In diesem Leitfaden erfahren Sie auf sehr praktische Weise, wie Sie den Zugang in einem Büro Schritt für Schritt digitalisieren, was Sie dazu benötigen, welche Türen Sie automatisieren können und wie das Ganze im Alltag funktioniert. Sie werden auch sehen, wie Tools wie Raixer die gesamte Verwaltung einfach und unkompliziert per Handy oder Webpanel ermöglichen.

1. Warum sich die Digitalisierung des Zugangs lohnt

Bevor wir ins Detail gehen, ist es wichtig zu verstehen, welche Vorteile Ihnen diese Transformation bringt.

✔ Nie wieder verlorene Schlüssel oder Karten

Mit einem digitalen System können Sie mit Folgendem öffnen:

• PIN-Code,
• NFC,
• Mobiltelefon,
• digitale Karte,
• oder sogar per Fernsteuerung.

Sie müssen sich nicht mehr um Duplikate, Abholung, Übergabe oder Schlosswechsel kümmern.

✔ Volle Flexibilität für hybride Teams

Wenn Ihr Team an manschen Tagen ins Büro kommt und an anderen von zu Hause arbeitet, benötigen Sie ein System, das sich anpasst:

• Berechtigungen nach Zeitplan,
• temporäre Zugänge,
• ablaufende Codes,
• Kontrolle von Sperrzonen.

✔ Mehr Kontrolle und mehr Sicherheit

Sie sehen, wer wann und wo das Büro betritt.
Sie können Benachrichtigungen aktivieren, wenn es Fehlversuche oder Zugriffe außerhalb der Geschäftszeiten gibt.

✔ Weniger Vorfälle und weniger Zeitverlust

Sie müssen nicht mehr selbst hingehen, um einem Lieferanten zu öffnen oder auf den Techniker warten.
Sie können in Sekundenschnelle per Handy öffnen.

2. Schritt 1: Analysieren Sie die aktuelle Situation in Ihrem Büro

Um den Zugang zu digitalisieren, müssen Sie zunächst prüfen, welche Eingänge Ihr Büro hat und wie Sie diese nutzen.

A. Identifizieren Sie alle Türen, die Sie digitalisieren möchten

Normalerweise:

• Haupttür des Büros,
• Gebäudeportal,
• Garage,
• Serverräume,
• private Büros,
• Archiv oder Lager.

Jede kann eine andere Art von Lösung erfordern.

B. Definieren Sie, wer Zugang benötigt

Erstellen Sie eine einfache Liste:

• stammfestgelegt Mitarbeiter,
• Geschäftsleitung,
• Reinigung,
• Wartung,
• Kurierdienst,
• gelegentliche Besucher.

Dies hilft Ihnen, die Berechtigungen organisierter zu konfigurieren.

C. Prüfen Sie, welche Art von Schloss Sie haben

Nicht alle Türen sind gleich:
Sie können einen Griff, Knauf, elektrisches Schloss, Panikstange haben…
Dies bestimmt, ob Sie ein smartes Schloss oder einen Controller benötigen.

3. Schritt 2: Wählen Sie die passende Lösung für jede Tür

Hier wird entschieden, was genau installiert werden soll.

✔ Smarte Schlösser

Sie sind ideal für Innentüren des Büros:

• Räume, Büros, Lager usw.
  Sie ermöglichen das Öffnen mit PIN, NFC, App, digitaler Karte…

✔ Türcontroller

Sie eignen sich perfekt für:

• Gebäudeportale,
• Garagen,
• Türen mit elektrischem Türöffner,
• Gemeinschaftszugänge.

Es ist nicht nötig, das Schloss zu wechseln; der Controller betätigt das vorhandene elektrische System.

✔ Kombination aus beiden

Am häufigsten in Büros ist die Kombination:

• Smartes Schloss an der Innentür,
• Controller für das Portal oder die Garage.

✔ Komplette Lösungen wie Raixer

Raixer zeichnet sich dadurch aus, dass es bis zu sechs Öffnungsmethoden integriert und sowohl Schlösser als auch elektrische Türen über ein einziges Panel steuern kann. Das ist sehr praktisch für Büros, die mehrere Zugänge oder mehrere Teams verwalten.

4. Schritt 3: Planen Sie die Installation

Die gute Nachricht: Die Digitalisierung eines Büros erfordert fast nie Baumaßnahmen.

Smarte Schlösser

Sie werden installiert, als ob Sie ein Schloss oder einen Griff wechseln würden.
Typische Zeit: 20–40 Minuten.

Controller

Es genügt, sie an den elektrischen Türöffner anzuschließen.
Zeit: 30–60 Minuten.

WLAN

Es ist wichtig, dass der Bereich eine gute Verbindung hat.
Wenn nicht, reicht ein Repeater aus.

5. Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihr digitales Zugangssystem

Hier macht sich der Unterschied wirklich bemerkbar.

A. Definieren Sie Benutzer und Berechtigungen

Praktische Beispiele:

• Mitarbeiter: Zugang Montag bis Freitag von 7:00 bis 22:00 Uhr.
• Geschäftsleitung: uneingeschränkter Zugang 24/7.
• Reinigung: begrenzte Öffnungszeiten nachts.
• Lieferanten: temporäre Codes.
• Besucher: einmaliger Zugang mit automatischer Gültigkeitsdauer.

B. Konfigurieren Sie Zeitpläne

Nicht „jeder kann immer eintreten“.
Die Programmierung von Zeitplänen erhöht die Sicherheit erheblich.

C. Aktivieren Sie die Sicherheitsfunktionen

• Verfallene Codes
• Warnungen bei Fehlversuchen
• Echtzeit-Zugriffsprüfung

D. Verbinden Sie Integrationen

Sie können das System verbinden mit:

• Google Workspace,
• Microsoft 365,
• Tools zur Raumreservierung,
• CRMs für Besucher,
• Alarmanlagen etc.

Raixer verfügt über eine API zur Verbindung beliebiger Abläufe.

6. Schritt 5: Automatisieren Sie Aufgaben, um Zeit zu sparen

Dies ist einer der großen Vorteile der Digitalisierung des Zugangs.

✔ Automatisierung 1: Mitarbeiteraufnahme

Die Berechtigungen werden automatisch erstellt, sobald die Personalabteilung jemanden registriert.

✔ Automatisierung 2: Fernzugriff

Wenn jemand außerhalb der Geschäftszeiten ankommt, können Sie per Handy öffnen.

✔ Automatisierung 3: temporäre Codes

Für Techniker, Geschäftsbesuche, Reinigungspersonal etc.

✔ Automatisierung 4: programmierte Schließung

Zu einer bestimmten Zeit werden alle Türen verriegelt und der Zugang eingeschränkt.

✔ Automatisierung 5: Zugriffsberichte

Sie können eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung per E-Mail erhalten.

7. Schritt 6: Schulen Sie das Team

Sie müssen lediglich kommunizieren:

• wie man mit Handy, PIN oder NFC öffnet,
• was zu tun ist, wenn das Telefon gewechselt wird,
• wen man um besondere Berechtigungen bittet,
• wie man einen Besuchercode generiert.

Ein Willkommensleitfaden ist meist ausreichend.

8. Schritt 7: Überprüfen und anpassen

In den ersten Wochen sollte man beobachten:

• ob die Zeitpläne funktionieren,
• ob Lieferanten problemlos Zugang haben,
• ob ungewöhnliche Warnungen auftreten,
• ob eine Berechtigung zu weit gefasst ist.

Normalerweise wird das Ganze nach und nach verfeinert, bis alles reibungslos läuft.

9. Best Practices und zu vermeidende Fehler

Best Practices

• Klare Rollen von Anfang an definieren
• Zugang nach Zeitplan begrenzen
• Temporäre Codes für Besucher verwenden
• Audits überprüfen
• WLAN stabil halten

Häufige Fehler

• Jedem 24/7 Zugang gewähren
• Alte Berechtigungen nicht widerrufen
• Wartungszeiten nicht einplanen
• Hardware ohne Kompatibilitätsprüfung installieren

Die Digitalisierung des Bürozugangs verbessert nicht nur die Sicherheit: Sie beseitigt auch Vorfälle, vereinfacht die Verwaltung, ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und passt sich perfekt an hybrides Arbeiten an.

Mit Lösungen wie Raixer können Sie Türen steuern, Berechtigungen erstellen, per Handy öffnen und alle Zugänge über ein einziges Panel verwalten, ohne Bauarbeiten und in kürzester Zeit.

‍