24/7 Coworkings: So automatisieren Sie den Ein- und Ausgang ohne Personal

Der Aufstieg von Coworking Spaces hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen und Freiberufler ihre Arbeitsplätze nutzen. Die Nachfrage nach flexiblen Büros und 24/7-Zugang hat die Manager vor eine zentrale Herausforderung gestellt: Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten, ohne dass rund um die Uhr Personal anwesend ist. Glücklicherweise ermöglicht die Technologie der intelligenten Schlösser und Zugangskontrollsysteme die Automatisierung von Ein- und Ausgängen, die Optimierung des Managements und die Verbesserung des Mitgliedererlebnisses. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Lösungen praktisch und effizient implementieren können.

1. Warum Coworkings einen automatisierten 24/7-Zugang benötigen

Moderne Coworking Spaces möchten ihren Mitgliedern maximale Flexibilität bieten: frühes oder spätes Arbeiten, auch am Wochenende. Dies bedeutet, dass das traditionelle Management mit Rezeptionisten oder Portiers nicht mehr praktikabel ist, da eine kontinuierliche Präsenz nicht ohne erhöhte Kosten gewährleistet werden kann.

Die Probleme, mit denen Manager konfrontiert sind, umfassen:

• Unbefugter Zugang: Ohne digitale Kontrolle könnte jeder in eingeschränkte Bereiche gelangen.
• Schwierigkeiten bei der Überwachung der Arbeitszeiten: Die Kontrolle, wer ein- und ausgeht, ist bei der Verwendung physischer Schlüssel kompliziert.
• Verwaltung von Besuchern und Lieferanten: Externe Teams benötigen temporäre Genehmigungen, die manuell schwer zu koordinieren sind.

Die Automatisierung des Zugangs löst nicht nur diese Probleme, sondern auch:

• Reduziert die Betriebskosten.
• Verbessert das Mitgliedererlebnis.
• Erleichtert Sicherheitsaudits und Zugangsaufzeichnungen.

2. Automatisierte Zugangsmethoden für Coworkings

Für einen 24/7-Coworking Space ist es unerlässlich, mehrere Öffnungsmethoden zu haben, um sich an verschiedene Benutzer und Situationen anzupassen. Die effektivsten Lösungen umfassen:

2.1 Intelligente Schlösser

Diese Schlösser ermöglichen die Fernsteuerung über Apps, temporäre Codes, Proximity-Karten oder sogar biometrische Erkennung. Die Vorteile sind:

• Sie ermöglichen die Erstellung personalisierter Zugriffsrechte pro Mitglied, Stunde oder Zone.
• Sie erleichtern sofortige Zugriffsänderungen, ohne dass physische Schlüssel übergeben werden müssen.
• Sie lassen sich in Coworking-Management-Systeme integrieren, um Ein- und Ausgänge zu automatisieren.

Praktisches Beispiel: Ein Mitglied, das ein Nacht-Coworking-Paket hat, kann einen Code erhalten, der von 22:00 bis 06:00 Uhr gültig ist und am Ende der Schicht automatisch deaktiviert wird.

2.2 Mobile Anwendungen

Coworking-Apps ermöglichen:

• Türen direkt vom Telefon aus zu öffnen.
• Ein- und Ausgänge automatisch zu registrieren.
• Benachrichtigungen über ungewöhnliche Zugriffe zu erhalten.

Dieses System eliminiert die Notwendigkeit physischer Schlüssel und erleichtert die Echtzeitkontrolle, selbst wenn der Manager nicht im Gebäude ist.

2.3 Temporäre PIN-Codes

Temporäre Codes sind ideal für:

• Lieferanten, Reinigungspersonal oder Besucher, die einen zeitlich begrenzten Zugang benötigen.
• Automatische Änderung der Codes, um eine konstante Sicherheit zu gewährleisten.

Ein Beispiel wäre die Generierung eines Codes für einen Wartungstechniker, der nur für ein 2-stündiges Zeitfenster gültig ist, um das Risiko einer Duplizierung oder eines späteren Zugangs zu vermeiden.

2.4 Proximity-Karten und NFC

Karten und NFC-Geräte ermöglichen:

• Schnellen kontaktlosen Zugang.
• Integration in Anwesenheits- und Zeiterfassungssysteme.
• Konfiguration von Berechtigungen nach Zone, Uhrzeit oder Benutzertyp.

In Kombination mit Apps und intelligenten Schlössern bilden sie ein vollständiges Zugangskontrollsystem.

3. Planung der Zugangsautomatisierung

Damit ein Coworking Space 24/7 ohne Personal funktioniert, muss die Implementierung sorgfältig geplant werden. Die wichtigsten Schritte sind:

3.1 Analyse der Benutzerströme

• Identifizieren, wer Zugang benötigt: Mitglieder, Lieferanten, Besucher.
• Bestimmen der häufigsten Nutzungszeiten.
• Festlegen von Zonen mit Einschränkungen (private Räume, Serverraum, Archive).

Diese Analyse ermöglicht die Konfiguration differenzierter Berechtigungen und die Vermeidung von Sicherheitsproblemen.

3.2 Kompatible Technologie auswählen

• Intelligente Schlösser auswählen, die mehrere Öffnungsmethoden unterstützen.
• Überprüfen, ob das System in Coworking-Management-Software, mobile Apps und Überwachungssysteme integriert werden kann.
• Sicherstellen, dass es Fernaktualisierungen und Aktivitätsprotokolle ermöglicht.

3.3 Gestaffelte Berechtigungen implementieren

• Benutzerprofile entsprechend der Mitgliedschaftsart erstellen.
• Temporäre Codes für Besuche und externes Personal konfigurieren.
• Alarme für unbefugte Zugriffe oder fehlgeschlagene Versuche definieren.

Dies stellt sicher, dass nur die richtigen Personen zu bestimmten Zeiten bestimmte Bereiche betreten können.

3.4 Pilotphase

Vor der vollständigen Inbetriebnahme des Systems:

• Testen der Funktionalität mit einer kleinen Gruppe von Mitgliedern.
• Validieren der Integrationen mit Apps und Management-Systemen.
• Anpassen von Berechtigungen und Zeiten basierend auf Feedback.

Ein Pilotversuch vermeidet Sicherheitslücken oder betriebliche Unannehmlichkeiten.

4. Integration in Coworking-Management-Systeme

Ein entscheidender Aspekt für Manager ist, dass die Automatisierung nicht nur den Zugang steuert, sondern auch das tägliche Management vereinfacht. Einige Funktionen umfassen:

• Reservierungen von Räumen und Gemeinschaftsbereichen, die mit Zugangsberechtigungen verknüpft sind.
• Anwesenheits- und Belegungskontrolle in Echtzeit.
• Ein- und Ausgangsverlauf für Audits oder Vorfälle.
• Automatische Benachrichtigungen bei ungewöhnlichen Zugriffsversuchen.

Wenn zum Beispiel ein Mitglied einen Besprechungsraum um 19:00 Uhr reserviert, kann das System einen temporären Code generieren, damit es nur zu dieser Zeit Zugang zu diesem Raum erhält.

5. Sicherheit und Risikoprävention

Obwohl der automatisierte Zugang den Personalbedarf reduziert, bleibt die Sicherheit entscheidend:

• Dynamische und temporäre Codes: verhindern, dass ein alter Code weiterhin funktioniert.
• Echtzeit-Warnungen: automatische Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Zugriffsversuchen.
• Fernüberwachung: ermöglicht dem Manager, Aktivitäten zu sehen, ohne physisch im Coworking anwesend zu sein.
• Geschützte kritische Bereiche: wie Serverräume oder Archivbereiche, mit speziellen Berechtigungen und detaillierten Aufzeichnungen.

6. Benutzererfahrung und Zufriedenheit

Die Mitglieder schätzen besonders:

• 24/7-Flexibilität: jederzeit ein- und ausgehen zu können.
• Einfachheit und Schnelligkeit: Türen vom Handy oder mit der Karte ohne Komplikationen öffnen.
• Sicherheit und Vertrauen: zu wissen, dass das Coworking auch ohne Personal an der Rezeption sicher ist.

Ein gut implementiertes automatisiertes System erhöht die Zufriedenheit der Mitglieder, reduziert Beschwerden und schafft einen Mehrwert gegenüber anderen Coworking Spaces.

7. Praktische Implementierungsbeispiele

1. Urbanes Coworking mit 200 Mitgliedern:
   • Intelligente Schlösser an allen Eingängen und privaten Räumen.
   • Mobile App zum Öffnen von Türen und Verwalten von Raumreservierungen.
   • Temporäre Codes für Lieferanten und Reinigungspersonal außerhalb der Bürozeiten.
2. Kleines Coworking mit flexiblen Arbeitszeiten:
   • NFC-Karten für Mitglieder und Besucher.
   • Integration in die Mitgliedschaftsverwaltungssoftware.
   • Automatische Warnmeldungen bei unbefugtem Zugang oder Kartenkopierversuchen.
3. Hybridfläche mit Coworking-Bereichen und privaten Büros:
   • Differenzierter Zugang nach Zonen: Coworking, private Büros, Kaffeezone.
   • Zugangsverlauf für Audits und Sicherheit.
   • Möglichkeit, temporäre Codes in Echtzeit vom Handy aus zu generieren.

Diese Beispiele zeigen, wie die Automatisierung Kosten reduziert, die Sicherheit verbessert und das Mitgliedererlebnis optimiert.

8. Vorteile für Manager

• Kostenreduzierung: weniger Bedarf an 24/7-Personal.
• Mehr Kontrolle: vollständige Aufzeichnungen über Ein- und Ausgänge.
• Flexibilität: Möglichkeit, jederzeit Zugang zu bieten, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
• Skalierbarkeit: Das Hinzufügen neuer Mitglieder oder Bereiche ist einfach, ohne die Infrastruktur zu ändern.
• Kundenzufriedenheit: Zufriedene und loyale Mitglieder dank Komfort und Sicherheit.

‍

Die Automatisierung von Ein- und Ausgängen in 24/7-Coworking Spaces ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit für moderne, flexible und sichere Räume. Dank intelligenter Schlösser, mobiler Apps, temporärer Codes und integrierter Systeme können Manager den Betrieb optimieren, die Sicherheit gewährleisten und ein überragendes Nutzererlebnis bieten, ohne auf Personal vor Ort angewiesen zu sein.

Der Schlüssel liegt darin, die Implementierung zu planen, die richtige Technologie auszuwählen und den Zugang kontinuierlich zu überwachen. Mit diesen Schritten kann jeder Coworking Space effizient und sicher funktionieren und seinen Mitgliedern die Freiheit und Flexibilität bieten, die sie in der heutigen Arbeitswelt benötigen.

‍